Jak przygotować organizację na Microsoft Copilot i nową erę AI?
Firma kupiła licencje Microsoft 365 Copilot – i co dalej? Jak wykorzystać przewagi, które daje AI w dzisiejszym otoczeniu biznesowym? Jak się przygotować do jej wdrożenia, a jednocześnie zadbać o bezpieczeństwo danych – tłumaczą eksperci T-Mobile.
Czego się dowiesz z tego materiału:
|
Platformy sztucznej inteligencji oferowane przez największych dostawców potrafią w znakomity sposób ułatwić pracę. Dostępny razem z oprogramowaniem biurowym Microsoft 365 Copilot może przygotować notatkę ze spotkania, podsumować duży dokument, porównać pliki Excela, sprawdzić dane – z tych funkcji korzystają firmy na całym świecie. Jednak licencje biznesowe, pozwalające na korzystanie z funkcji AI w korporacjach to inna jakość – i inna cena. W jaki sposób wykorzystać (czytaj: nie zmarnować) nakładów na te nowoczesne rozwiązania?
– Sztuczna inteligencja przestała być ciekawostką, a stała się elementem przewagi konkurencyjnej. AI pozwala odzyskać czas, który pracownicy spędzają na poszukiwaniu danych i przeglądaniu plików, a zamiast tego skupić się na zadaniach rzeczywiście wymagających ich wiedzy i kreatywności – tłumaczy ekspert T-Mobile. – Wdrażania sztucznej inteligencji to kolejny etap cyfryzacji przedsiębiorstw. Firmy, które uczą swoich pracowników wykorzystywania AI, tym samym budują swoją przewagę.
Przeczytaj także: Szanse i zagrożenia związane z AI w chmurze zmieniają oblicze zespołów IT polskich firm
– Microsoft 365 to nie są tylko licencje, to całe środowisko, do wdrożenia którego trzeba się przygotować. W efekcie dostaniemy prawdziwy biurowy kombajn. Ale aby się to stało, konieczna jest transformacja sposobu pracy – przygotowanie organizacji, strukturyzacja danych, ujednolicenie narzędzi i zapewnienie bezpieczeństwa.
Czy jesteś gotowy?
Jeszcze kilkanaście miesięcy temu wiele organizacji inwestowało w rozwiązania sztucznej inteligencji nie mając pewności jak realnie wykorzystać je w codziennej pracy. Przyczyny były dwojakie: brak kompetencji pracowników, jasno określonych celów i pomysłu na wykorzystanie AI w codziennych procesach – po co to wdrażamy. Dziś organizacje patrzą na wdrożenie AI przez pryzmat rzeczywistej oceny korzyści – zmierzenia efektywności – nakładów na wdrożenie AI. Firmy coraz częściej mówią: „sprawdzam” i oceniają, czy wydatki na nowoczesną technologię przynoszą realny zwrot.
– Jeszcze zanim rozpoczniemy wdrożenie rozwiązań AI od Microsoft rozmawiamy z klientami o korzyściach, ale także o fundamentach: o tym, co trzeba zbudować, aby rzeczywiście z tego skorzystać – mówi ekspert T-Mobile. – W dużych firmach widzę gotowość do wdrożenia AI, ponieważ zazwyczaj takie organizacje już korzystają z chmury i oprogramowania do współdziałania. Jeszcze rok – dwa lata temu nie byli zdecydowani na AI, ale teraz chcą sztuczną inteligencję wdrożyć w swoich działaniach biznesowych, a nawet tworzyć agentów AI czy automatyzować procesy
– Każda z branż ma argumenty za wdrożeniem AI – od huty aluminium po firmę logistyczną. Pod względem zapotrzebowania na sztuczną inteligencję nie ma wykluczenia branżowego, ale każdy inaczej widzi korzyści płynące z wykorzystania tej technologii – podkreśla ekspert. – My przekonujemy, że skoro klient ponosi koszty zakupu licencji, to niech z nich w pełni korzysta.
Dobrym przykładem jest jeden z naszych klientów z branży produkcyjnej. Firma zdecydowała się na wdrożenie Microsoft 365 wraz z Copilot dla M365 , traktując ten projekt nie jako prostą zmianę narzędzi, lecz jako element szerszej transformacji sposobu pracy. Celem było nie tylko dostarczenie licencji i uruchomienie nowych funkcji AI, ale przede wszystkim usprawnienie współpracy, zwiększenie bezpieczeństwa danych i uporządkowanie codziennych procesów w organizacji.
Kiedy zaczęliśmy analizować sytuację, szybko okazało się, że głównym problemem nie była technologia, lecz przygotowanie organizacji do zmiany. Zaczęliśmy więc od warsztatów z użytkownikami i mapowania rzeczywistych potrzeb biznesowych. Dopiero na tej podstawie przygotowaliśmy scenariusze wykorzystania Microsoft 365 Copilot oraz plan wdrożenia.
Projekt objął migrację poczty i dokumentów do chmury, wdrożenie Exchange Online, SharePoint, Teams i OneDrive, a także uporządkowanie kwestii związanych z dostępami, tożsamością użytkowników i bezpieczeństwem danych.
Finalnie, pracownicy zyskali jedno, spójne środowisko pracy, łatwiejszy dostęp do informacji i możliwość automatyzacji wielu codziennych zadań. Dzięki Copilotowi szybciej wyszukują potrzebne dane, przygotowują podsumowania i sprawniej podejmują decyzje. W praktyce oznacza to mniej czasu poświęcanego na szukanie informacji, a więcej na zadania, które rzeczywiście wymagają wiedzy i doświadczenia ludzi.
Przeczytaj także: Nowoczesne środowisko pracy w Grupie Kęty dzięki wdrożeniu Microsoft 365
Architektura i dane
W dużych i średnich firmach, które są już zaawansowane na ścieżce cyfrowej transformacji przeszkodą nie jest wbrew pozorom technologia, ale organizacja pracy. Wyobraźmy sobie organizację, której różne oddziały posługują się różnymi platformami do komunikacji i do współpracy zdalnej. W takim przypadku trudno będzie nawet zorganizować spotkanie o wdrożeniu AI, a co dopiero mówić o wspólnej pracy z plikami i materiałami wygenerowanymi przez takie oprogramowanie. Nie pozwoli to także na optymalizację kosztów działania i wdrożenia rozwiązań AI. To samo dotyczy różnych systemów zarządzania plikami w repozytoriach czy kontrolą dostępu i uwierzytelnianiem użytkowników.
– Sztuczna inteligencja jest świetnym bibliotekarzem, ale jeżeli dane są niepełne, porozrzucane, to nawet najlepszy bibliotekarz będzie miał trudności, aby z nich skorzystać – obrazowo tłumaczy ekspert, podkreślając korzyści płynące z unifikacji narzędzi i jednolitego podejścia do danych.
– Tak więc to, co wyróżnia firmy gotowe na wdrożenie AI to jakość danych – ich kompletność, aktualność i spójność. To dane decydują o jakości odpowiedzi AI na zapytania – dodaje ekspert T-Mobile.
Co warte podkreślenia, doradztwo ws. przygotowania danych jest częścią usług T-Mobile związanych z wdrożeniem AI. Firmy i ich działy IT nie pozostają same w obliczu tego wyzwania.
Bezpieczeństwo ostatnie, ale nie najmniej ważne
Kwestie nadzoru nad wykorzystaniem informacji na platformach AI to sprawa budząca coraz większe zainteresowanie. Zdarza się, że pracownicy wykorzystują ogólnodostępne narzędzia AI do analizy dokumentów, zestawień czy danych biznesowych, wprowadzając do nich informacje firmowe. W przypadku rozwiązań nieobjętych polityką bezpieczeństwa organizacji może to prowadzić do niekontrolowanego udostępnienia danych, w tym informacji poufnych, danych osobowych objętych RODO lub informacji o kluczowym znaczeniu dla działalności przedsiębiorstwa.
Dlatego eksperci T-Mobile podkreślają, że bezpieczeństwo nie może być dodatkiem do projektu AI, ale jednym z warunków jego biznesowego powodzenia. W przypadku Microsoft 365 Copilota dla firm kluczowe jest to, że narzędzie działa w ramach środowiska Microsoft 365 oraz obowiązujących w organizacji zasad dostępu, tożsamości i ochrony informacji. Oznacza to, że pracownicy korzystają z danych zgodnie z posiadanymi uprawnieniami, a firma może i weryfikacji tożsamości pozwala bardzo precyzyjnie określać, które dokumenty i zasoby są dostępne dla poszczególnych grup, na przykład zarządu, działu HR czy zespołów projektowych.
– To właśnie te kwestie omawiamy podczas warsztatów z pracownikami – mówi ekspert T-Mobile. – Pokazujemy, jak bezpiecznie korzystać z AI w codziennej pracy, jak interpretować generowane odpowiedzi i jak unikać sytuacji, w których sztuczna inteligencja staje się źródłem błędnych decyzji zamiast wsparciem dla biznesu.
Jak się nie potknąć
Ekspert T-Mobile wskazuje również, gdzie kryją się potencjalne problemy przy wdrożeniach AI.
Po pierwsze: podejście klienta do projektu. – To, jaki zespół klient angażuje po swojej stronie, pokazuje czy traktuje wdrożenie poważnie. Zwykle jest to IT, dział biznesowy i HR. Dobrze, jeśli są obecni „ambasadorzy” z każdego działu – opisuje ekspert T-Mobile.
Najczęściej to właśnie dział IT w organizacji zachęca do wdrożenia nowej technologii. Na barkach CIO spoczywa również zadanie przekonania zarządu, a w szczególności dyrektora finansowego, do podjęcia takiej inwestycji. Sponsorem projektu zazwyczaj jest dział biznesowy, ale coraz częściej zainteresowany jest tym sam zarząd, co dobrze wróży powodzeniu projektu – mówi ekspert T-Mobile.
Drugim wyzwaniem jest brak adaptacji technologii w całej organizacji. – Nie każdy jest ekspertem od IT i jest na bieżąco z nowinkami technicznymi. Zwykle w korporacjach mamy do czynienia z przekrojem pokoleniowym. Starsze osoby korzystają z nowych narzędzi mniej chętnie – przyznaje ekspert.
Oddzielnym problemem jest konieczność adaptacji struktury organizacji i sposobu jej działania. Środowisko AI podlega ciągłym zmianom, co pociąga za sobą konieczność modyfikacji procesów biznesowych i dbania o jakość danych. – Kluczowe jest również holistyczne podejście do wdrożenia AI. Niekompletne wdrożenia, na przykład pozbawione elementów bezpieczeństwa, rzadko kończą się sukcesem – podkreśla ekspert T-Mobile.
Przeczytaj także: Wdrożenie AI w firmie – jak przygotować zasoby IT?
Najważniejsze wnioski
Odpowiedzialne i uzasadnione biznesowo wdrożenie rozwiązań AI w organizacjach powinno się składać z co najmniej czterech elementów. Pierwszym jest analiza potrzeb i ocena ewentualnych korzyści płynących z wdrożenia. Trzeba przy tym pamiętać, że w niektórych firmach licencje Microsoft 365 Copilot zostały już zakupione – pozostaje zatem „tylko” znalezienie strategii wykorzystania tej technologii z uwzględnieniem aspektów bezpieczeństwa. Drugim etapem jest budowa fundamentów – wybór odpowiedniej architektury, zarządzania dostępem i danymi. Zwykle po tym następuje etap testowy (PoC – Proof of Concept), czyli wdrożenie nowego rozwiązania w małej skali w celu oceny korzyści, bezpieczeństwa, ewentualnych wyzwań związanych z konkretnymi uwarunkowania w organizacji. Następnym elementem powinna być analiza efektów wdrożenia oraz skalowanie na całą organizację.
Te działania nie wyczerpują całej ścieżki wdrożenia. Eksperci – zwykle w takie działania zaangażowanych jest kilka-kilkanaście osób po stronie dostawcy – pomagają na każdym etapie, jednak oferują również wsparcie powdrożeniowe. Polega ono m.in. na szkoleniach, pomocy w tworzeniu agentów AI oraz chatbotów czy automatyzacji procesów. Obejmuje także wsparcie w dostosowywaniu procesów i sposobu pracy do zmian w narzędziach AI, które pojawiają się dość często.
Oczywiście zdarzają się wśród cyberprzestępców „samotne wilki”, jednak coraz częściej mamy do czynienia z wyspecjalizowanymi grupami, dysponującymi nie tylko umiejętnościami, ale także pieniędzmi oraz wsparciem rządów wrogich państw. Mowa tu o tzw. grupach APT (Advanced Persistent Threat).
Nie bez znaczenia jest tutaj położenie geopolityczne naszego kraju — Polska znajduje się dziś w samym centrum wojny hybrydowej, jaką Rosja, Białoruś, a coraz częściej także Chiny i Korea Północna, toczą z Unią Europejską oraz szeroko pojętym „Zachodem”. Oznacza to, że rodzime instytucje i firmy są na celowniku cyberprzestępców, którzy przeprowadzają ataki nie dla korzyści materialnych — ale by dokonać jak największych zniszczeń i spustoszeń.
W dużej organizacji ogromna ilość wiedzy znajduje się w mailach, dokumentach, prezentacjach i rozmowach Teams. Problem polega na tym, że często nikt nie ma czasu tego wszystkiego przeczytać. Microsoft 365 Copilot pozwala w kilka minut zebrać najważniejsze informacje dotyczące sprzedaży, produkcji, kosztów czy inwestycji. Zamiast czekać na przygotowanie kolejnego raportu, menedżerowie mogą od razu skupić się na decyzjach. Firma zyskuje szybkość reakcji na zmiany rynkowe. A dzisiaj bardzo często wygrywa nie ten, kto ma więcej informacji, ale ten, kto szybciej potrafi je wykorzystać.
Data publikacji: 04.08.2026
