Praca zdalna – przydatne narzędzia
Jak wynika z badania firmy Hays przeprowadzonego w 2018 r, 55% firm gwarantowało swoim pracownikom możliwość pracy zdalnej(1). Obecna sytuacja zagrożenia epidemicznego i zamknięte biura spowodowały, że znacznie większy procent firm musi się szybko dostosować i umożliwić pracę zdalną. Rodzi się też pytanie ile z tych 55% firm jest tak naprawdę technologicznie przygotowanych na to, aby umożliwić swoim pracownikom pracę poza firmą przez dłuższy czas? Ilu pracodawców jest w stanie faktycznie zapewnić pracownikom odpowiedni sprzęt, dostęp do internetu oraz wszystkich niezbędnych zasobów?
Żyjemy w czasach, w których technologia wspiera mobilność w każdym zakresie, również w pracy. Poniżej kilka narzędzi, które pomogą sprawnie przenieść pracę z biura do domów pracowników:
Podstawa komunikacji mobilnej – smartfon i internet
Telefonia mobilna stała się symbolem nowego stylu pracy. To dzięki niej możemy w łatwy sposób być zawsze dostępni – zarówno dla swoich klientów, jak i współpracowników. Obecnie smartfony to nie tylko narzędzia do wykonywania rozmów ale całe „centra sterowania” – z dostępem do plików, poczty, kalendarzy, możliwości organizowania rozmów dla kilku uczestników. Żeby jednak korzystać z tych możliwości firma potrzebuje stabilnego i szybkiego internetu mobilnego.
Internet mobilny w telefonie czy z routera nie ustępuje jakością rozwiązaniom stacjonarnym. Może swobodnie zastąpić łącze kablowe w domu pracownika, zwłaszcza gdy zdecydujemy się na nielimitowany pakiet danych.
Te same programy i dostęp do plików – aplikacje w chmurze
Rozwiązania chmurowe działają na bezpiecznych i szybkich serwerach dostawcy. Można z nich korzystać przez internet – ten stacjonarny w biurze lub mobilny w laptopie, tablecie lub telefonie. Wszędzie gdzie jesteśmy i o każdej porze, możemy pracować lub podzielić się ze współpracownikami nowym pomysłem. Aplikacje w chmurze dają wiele możliwości, działają bez przerwy, a dostawca dba, aby były zawsze dostępne.
Dostęp do danych firmowych z dowolnego miejsca i urządzenia
Dyski w chmurze typu OneDrive gwarantują, że nawet nieplanowana praca zdalna nas nie zaskoczy. Niezależnie od tego, gdzie jesteś zawsze masz dostęp do swoich plików. Zaczynasz pracę na komputerze w pracy, możesz dokończyć ją na laptopie w domu, a w międzyczasie Twój kolega już zdążył nanieść zmiany. Nie tylko nie musicie przesyłać między sobą prezentacji e-mailem, ale również po zakończeniu pracy taki dokument możecie udostępnić klientowi bez konieczności wysyłania ogromnych załączników. Sprawnie i szybko.
Nie odwołuj spotkań biznesowych – spotykaj się online!
W obecnej sytuacji wiele firm wprowadziło zakaz wyjazdów za granicę i organizacji dużych spotkań. Czy naprawdę wszystko trzeba odwoływać? Nie. Część firm międzynarodowych w ramach oszczędności czasu i pieniędzy na podróże już dawno korzysta z telekonferencji w ramach współpracy między oddziałami z różnych części świata. Wbrew pozorom usługi te nie są dostępne tylko dla dużych firm. Usługi takie jak Skype czy MS Teams, które umożliwiają połączenia głosowe, video, chatowanie i współdzielenie ekranów między użytkownikami są proste we wdrożeniu i chętnie sięgają po nie także mniejsze przedsiębiorstwa.
Ale jak tu zarządzać pracą?!
Utrata kontroli i idące za tym opóźnienia lub błędy – tego boi się każdy przełożony, czy osoba odpowiedzialna za projekt. Weryfikacja postępów pracy i delegowanie zadań wcale nie musi być skomplikowane, nawet gdy cały Twój zespól pracuje zdalnie. Warto skorzystać z rozwiązań takich jak Planner, czyli gotowego narzędzia do planowania zadań w zespole, do którego mają dostęp wszyscy pracownicy zaangażowani w projekt/zadanie. Poszczególne zadania można przydzielać odpowiednim osobom, wskazując termin realizacji. Forma tablicy pozwala na szybkie i przyjemne odznaczanie zrealizowanych zadań, a monitoring postępów ułatwia wyświetlanie postępu pracy zespołu w formie graficznej.
Ciekawym rozwiązaniem jest również stworzenie wewnętrznej strony intranetowej projektu lub zespołu dzięki aplikacji SharePoint. Dzięki narzędziu zyskujemy dodatkową przestrzeń dyskową dla pracowników, gdzie możemy tworzyć specjalne grupy z projektami lub stworzyć stronę www do publikowania ważnych informacji dla pracowników lub partnerów biznesowych oraz zarządzać przepływem dokumentów w sposób automatyczny.
Wszystkie opisane powyżej aplikacje dostępne w ramach pakietu Office 365 dla firm. Oznacza to, że wystarczy zakup jednego pakietu oprogramowania, bez konieczności przeprowadzania skomplikowanych wdrożeń IT, żeby połączyć w jeden sprawie działający ekosystem wiele różnych rozwiązań, pochodzących od różnych dostawców. Dzięki temu praca zdalna stanie się jeszcze wygodniejsza i bardziej efektywna.
1https://polskatimes.pl/praca-zdalna-od-a-do-z-wykonuje-ja-co-czwarty-polak/ar/c3-13366584
Data publikacji: 18.03.2020
