1-4 minut

Inteligentne narzędzia do efektywnej współpracy

„Jestem w pracy” to stwierdzenie, które dziś miewa różne znaczenia. Może oznaczać, że znajdujesz się w siedzibie firmy, w domu, z wizytą u klienta, w kawiarni lub w jakimkolwiek innym miejscu. Praca przestała oznaczać miejsce na korzyść działania, które dzięki odpowiednim narzędziom można wykonywać niemal gdziekolwiek.

Trwający proces cyfryzacji i pojawiające się inteligentne rozwiązania kształtują naszą teraźniejszość i przyszłość. Postęp technologiczny jest wszechobecny w naszym życiu prywatnym. Wykorzystywanie smartfonów i tabletów do porównywania cen w supermarkecie czy zdalnego zarządzania instalacją grzewczą w drodze do domu jest łatwe i wygodne. Typowe urządzenia stają się inteligentne dzięki cyfrowej sieci. To logiczne, że ludzie chcą korzystać z takich udogodnień również w swojej codziennej pracy. Technologie cyfrowe tworzą warunki umożliwiające inteligentną pracę, pozwalając zarówno pracodawcom, jak i pracownikom na większą elastyczności i skuteczność działania.

Głównymi elementami inteligentnego środowiska pracy są: zmiana w kulturze korporacyjnej, elastyczność pracy oraz inteligentne narzędzia. Tradycyjny etat w biurze wkrótce może odejdzie do lamusa. W zależności od fazy produktywności, w jakiej znajdują się w danej chwili pracownicy, ich rozmaite potrzeby zostaną zaspokojone za sprawą elastycznych godzin i miejsc pracy. Zwłaszcza ci pracownicy, których zadania nie są związane z konkretną lokalizacją chętnie sami decydują gdzie, kiedy i jak pracują. Praca u klienta, dostawcy czy domu nie stanowi już problemu. Takie oczekiwanie w stosunku do pracodawcy mają w szczególności ludzie młodzi. Pojawiające się właśnie na rynku pracy nowe pokolenie wychowane w dobie cyfryzacji, oczekuje od pracodawców elastyczności.

Jednak nie tylko pracownicy ale coraz więcej firm popiera tę zmianę. Różnorodne kanały komunikacji ułatwiają pracę i zapewniają większą wygodę. Wewnętrzne media społecznościowe i platformy współpracy, jak również wirtualne pokoje projektowe umożliwiają asynchroniczną, ale bardzo skuteczną wymianę informacji. To w sposób udowodniony zwiększa zyski firmy.

Oczywiście nie wszyscy entuzjastycznie podchodzą do pracy zdalnej. Jej główni przeciwnicy wysuwają m.in. argument braku możliwości organizacji efektywnych spotkań. Uważają, że nie ma to jak spotkanie face-to-face, kiedy to wspólnie możemy wymieniać się pomysłami a interakcja jest bardziej naturalna. W obecnych czasach, gdy narzędzia do wideokonferencji gwarantują nie tylko doskonałą jakość dźwięku ale również możliwość widzenia siebie nawzajem jak i współdzielenia ekranów a do tego komentowania w formie pisemnej, taka argumentacja traci na mocy.

Coraz bardziej przyzwyczajamy się do kontaktu na odległość, przy pomocy telefonów komórkowych i różnych aplikacji i coraz swobodniej się podczas takiego kontaktu czujemy – również w relacjach służbowych. Takie zdalne spotkania mogę mieć również przewagę nad klasycznymi spotkaniami, chociażby dlatego, że dzięki nowoczesnym narzędziom można je nagrać i dzięki temu w dowolnym momencie do niech wrócić. Jeśli weźmiemy jeszcze pod uwagę oszczędności na podróżach służbowych korzystanie z tego typu rozwiązań tym bardziej zyskuje na atrakcyjności.

W jaki sposób firmy umożliwiają taką współpracę?

Kluczowymi czynnikami umożliwiającymi zdalną i mobilną pracę są inteligentne techniki współpracy. Pozwalają one pracownikom korzystać zdalnie ze wszystkich firmowych aplikacji, danych i serwerów z dowolnego miejsca i za pośrednictwem dowolnego urządzenia. Wszystko to jest możliwe dzięki technologiom wirtualizacji, integracji aplikacji oraz platformom mobilnym.

Spotkania na odległość wspierają przede wszystkim:

Do najczęściej używanych narzędzi współpracy zalicza się konferencje głosowe. Cieszą się ona dużą popularnością, ponieważ stosowana technologia jest niezawodna, stabilna, łatwa w użyciu i dobrze znana. Wiele firm wdraża takie konferencje jako usługi w chmurze, co sprawia, że są one niedrogie i łatwe w zarządzaniu.
Inne przydatne narzędzie to wideokonferencja. Stwarza ona iluzję spotkania twarzą w twarz bez kłopotów i kosztów podróży ponoszonych w przypadku spotkań osobistych. Kontakt wzrokowy jest ważnym elementem komunikacji międzyludzkiej, a rozwiązanie to umożliwia lepszą integrację pracownikom, którzy nie mogą spotykać się osobiście na co dzień. Jednak z racji zastosowania nowszej technologii wideokonferencje z użyciem komputerów nie są jeszcze wszędzie tak powszechne jak konferencje głosowe.
Rozwiązania typu Unified Communications, łączącym usługi komunikacyjne — głos, wideo, czat, status zajętości — z narzędziami do współpracy dla grup projektowych w celu udostępniania plików, obrazu pulpitu.
Mniejsze firmy korzystają z aplikacji takich, jaki Skype czy MS Teams, które mają dostępne w pakiecie Office 365 zakupionym dla niezbędnych aplikacji biurowych.

Relacje budowane w oparciu o technologie i urządzenia mobilne na dobre weszły już do naszego życia zarówno prywatnego jak i zawodowego. To nieunikniony kierunek, w którym podąża świat i biznes.