5 sekretów skutecznej współpracy w rozproszonym zespole

Nowoczesne rozwiązania do zintegrowanej komunikacji znoszą praktycznie bariery geograficzne, które ograniczały dotychczas możliwości współpracy w dużych, zróżnicowanych kulturowo zespołach zlokalizowanych w różnych częściach kraju, regionu lub świata. Równocześnie jednak rodzą szereg nowych wyzwań, z którymi nie mieliśmy do czynienia w czasach, gdy komunikacja opierała się na spotkaniach osobistych i rozmowach telefonicznych. Jak twoja firma może radzić sobie z tymi wyzwaniami?

Managerowie zarządzający rozporoszonymi zespołami mierzą się z pięcioma głównymi wyzwaniami: zarządzanie konfliktami, podejmowanie decyzji, wyrażanie opinii, dostarczanie wyników wysokiej jakości i kreowanie nowych pomysłów.

Poniżej prezentujemy zestaw rekomendacji, które mogą ci pomóc w usprawnieniu pracy w rozproszonym zespole.

1. Ustal zasady

Nawet najbardziej zintegrowany wewnętrznie zespół potrzebuje jasnych reguł współpracy i komunikacji. Powinny one obejmować wszystkie podstawowe zagadnienia wpływające na efektywność działania (brak tolerancji dla spóźnień, oczekiwany czas odpowiedzi na pytanie, sposób przygotowania do spotkań i telekonferencji) oraz jakość komunikacji (zasada wykorzystania transmisji wideo, oczekiwana długość wypowiedzi), a także preferowane formy komunikacji, zwykle różne dla różnych członków zespołu. Zbiór tych reguł powinien zostać spisany, podpisany przez wszystkich członków zespołu i okresowo odświeżany.2. Ogranicz multitasking

Jednym z najważniejszych ograniczeń wpływających na efektywność pracy jest „wielozadaniowość” (multitasking), a więc zdolność do podejmowania kilku działań równocześnie. W praktyce taka równoległa praca nad kilkoma zadaniami jest niemożliwa, a konieczność ciągłego „przełączania się” pomiędzy zadaniami kosztuje mnóstwo energii i czasu (zdaniem naukowców nawet 10–15 minut w wypadku przeniesienia uwagi z jednego zadania na drugie). Problem ten staje się szczególnie dotkliwy w przypadku wspólnej pracy kilku osób, kiedy to utrata skupienia uwagi przez jednego przedstawiciela zespołu wpływa na wynik pracy całej grupy.

Efektywna walka z wielozadaniowością w świecie, w którym wszystkie nowoczesne technologie wspierają tego typu aktywność, jest trudna. W przypadku rozproszonych geograficznie wirtualnych zespołów pomocą może okazać się przestrzeganie podstawowych reguł. Zasady te powinny wprowadzać odpowiednio długi (np. 24-godzinny) okres odpowiedzi na maile, a także zobowiązywać członków zespołu do przeglądania poczty jedynie w określonych z góry momentach dnia pracy. Mogą również regulować dostępność współpracowników w poszczególnych porach dnia, a także wprowadzać okresy regularnej „pracy cichej”, poświęcanej na zadania wymagające wyjątkowego skupienia.

3. Zadbaj o jakość

Nic tak nie utrudnia percepcji, a w efekcie nie czyni wideokonferencji wyczerpującą, jak kłopoty z jakością połączenia. Dlatego każda firma poważnie myśląca o pracy zdalnej, wideokonferencjach oraz współdziałaniu z oddalonym geograficznie zespołem musi zadbać o poziom transmisji głosu, obrazu i danych u każdego z uczestników spotkania.

Najbardziej efektywnym kosztowo rozwiązaniem jest w tym przypadku wykorzystanie rozwiązań wideokonferencyjnych dostępnych w modelu cloud computing. Pozwala on na udostępnienie podstawowych funkcji systemu, w tym archiwizacji spotkań, z poziomu przeglądarki internetowej, a dodatkowo – dzięki możliwości wykorzystania dedykowanego łącza – zapewnia odpowiednią jakość i bezpieczeństwo połączenia.

4. Moderuj dyskusje

Każde spotkanie, w którym biorą udział więcej niż trzy osoby, powinno mieć swojego moderatora. Jest to szczególnie istotne w rozproszonych geograficznie i zróżnicowanych kulturowo zespołach. Zadaniem moderatora powinno być przygotowanie agendy spotkania, a także jego efektywne prowadzenie. Dobrze, by obowiązek ten był rozdzielony rotacyjnie pomiędzy wszystkich członków zespołu. Sprzyja to budowaniu wspólnoty celu i zachęca do większego zaangażowania osoby nieśmiałe lub z różnych powodów mniej zaangażowane w regularną komunikację z zespołem.

5. Dokumentuj najlepsze praktyki

Każdy współpracujący ze sobą dostatecznie długo zespół z czasem dopracowuje się „biblioteki przypadków”, a więc zbioru historii i problemów, których rozwiązanie wymagało podjęcia niestandardowego wysiłku. Warto zadbać o ustrukturyzowanie takich przypadków i rozpowszechnienie ich wśród członków zespołu. Pozwoli to na uniknięcie podobnych sytuacji w przyszłości lub przyspieszenie ich rozwiązania.