5 powodów, dla których pakiet Office 365 jest najlepszym wyborem do biura i pracy zdalnej
Profesjonalne oprogramowanie to jedno z podstawowych narzędzi umożliwiających dynamiczne zarządzanie firmą i sprawne wykonywanie codziennych zadań. Jeżeli rozejrzymy się jednak po rynku dostępnych rozwiązań, okazuje się, że znajdziemy na nim wiele różnych produktów, które tylko z pozoru są do siebie podobne. Jak na tym tle plasuje się pakiet Office 365?
Choć każdy kiedyś się zetknął z zestawem narzędzi oferowanym przez Microsoft, pakiet ten nadal skrywa funkcjonalności, które nie są powszechnie znane. Ostatnio Office 365 pojawił się w korzystnej cenie w ramach propozycji dla klientów biznesowych T-Mobile. Na co możemy liczyć, decydując się na pakiet? Poznaj 5 zalet tego oprogramowania.
1 TB miejsca w chmurze
Niewątpliwym walorem Office 365 jest 1 TB miejsca w chmurze, stanowiącej dodatkową przestrzeń dla wszystkich dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i innych plików przedsiębiorcy. Jest to pojemność znacznie przewyższająca potrzeby przeciętnego użytkownika, dzięki czemu firma nie musi inwestować nieustannie w nowe nośniki danych. Co więcej, informacje zamieszczone w chmurze są bezpieczne i tylko osoba do tego uprawniona może decydować, komu udostępni poszczególne pliki. Ponadto dokumentów nie utracimy nawet, gdy laptop, z którego korzystamy, ulegnie zniszczeniu. Jest to więc doskonałe rozwiązanie dla małych i średnich firm, które nie dysponują dużymi środkami na inwestycje w infrastrukturę IT.
Profesjonalna skrzynka e-mail
Co właściwie oznacza profesjonalna w tym przypadku? Oczywiście, tak jak każda skrzynka pocztowa, także ta dostępna w pakiecie Office 365 służy przede wszystkim do wysyłania i odbierania wiadomości. Myśląc jednak o poczcie dla firmy, warto wybrać usługę, która da nam 100% pewności, że wszystko działa stabilnie, a maile, które miały do nas trafić, faktycznie znajdują się w skrzynce odbiorczej niezależnie od ich wielkości. Podobnie bez kłopotu wyślemy mail do adresata pomimo dużego rozmiaru załącznika. Co więcej, wiadomości w aplikacji mailowej Microsoftu są bardzo dobrze chronione, nie musimy więc obawiać się o ich utratę.
Istnieje także szereg mniej oczywistych zalet, które przemawiają na korzyść profesjonalnej poczty biznesowej. Wspomniana ochrona dokumentów obejmuje również zabezpieczenie przed spamem. To ona odpowiada za skanowanie wysłanych do nas wiadomości pod kątem różnych zagrożeń, tak, aby zminimalizować ryzyko otrzymania szkodliwych treści. Poczta Office 365 jest więc wyjątkowo wygodnym rozwiązaniem.
Co jeszcze potrafi usługa pocztowa Microsoftu? Bez problemu można skonfigurować pocztę tak, by e-mail można było otworzyć lub odpowiedzieć na niego tylko dopóki przebywamy w firmie. W razie potrzeby można także zablokować opcję druku, a nawet wykonania zrzutu ekranu przesyłanych dokumentów. Dodatkowo program pomieści wszystkie maile, użytkownicy Office 365 mogą więc zapomnieć o obowiązku regularnego zwalniania miejsca w zasobach ze względu na małą pojemność skrzynki.
Duża elastyczność usług
Warto zwrócić uwagę także na elastyczność oprogramowania Microsoftu. Gdy w firmie pojawią się tymczasowi pracownicy, bez problemu wykupimy dostęp do oprogramowania tylko na czas ich zatrudnienia. Usługę z łatwością dopasujemy do zmieniających się oczekiwań także pod kątem funkcjonalności – jeśli uznamy, że chcemy poszerzyć pakiet, zrobimy to kilkoma kliknięciami. Może się jednak okazać, że nowych opcji jest zbyt wiele w stosunku do potrzeb firmy. W takim przypadku bez kłopotu wrócimy do ich podstawowej wersji.
Duże korzyści finansowe
Office 365 nie wymaga od użytkowników ponoszenia dużych, jednorazowych wydatków, by wykupić i utrzymać miejsce na serwerach. To ogromna ulga dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw oraz start-upów, które – w przeciwieństwie do korporacji – nie mają na ten cel dużych środków. Nawet firmy średniej wielkości, które stworzyły własny dział IT w obrębie struktury, znajdą szereg korzyści takiego rozwiązania. Outsourcing usług i przekazanie ich realizacji zaufanemu dostawcy oznacza w praktyce mniej kłopotów oraz zrównoważenie wydatków w budżecie.
Kolejną zaletą pakietu Office 365 jest jego bieżąca aktualizacja. Starzenie się poszczególnych edycji oprogramowania powoli staje się zatem reliktem przeszłości. Użytkownicy pakietu nie muszą stawać więc przed dylematem, czy nadszedł już czas na zakup bardziej kompatybilnej jego wersji.
Standard i bezpieczeństwo
Office 365 to najbardziej powszechne rozwiązanie spośród wszystkich dostępnych na rynku. Jest spopularyzowane do tego stopnia, że nie dziwią już niezliczone próby odwzorowania funkcjonalności pakietu giganta. Istnieje wiele programów naśladujących Worda, Excela czy PowerPointa, jednak nie zawsze są one w pełni kompatybilne ze swoimi pierwowzorami. Korzystając z nich, ryzykujemy więc, ze do pliku wkradnie się chaos.
Co więcej, Office 365 zadziała znakomicie zarówno na Androidzie, jak i na urządzeniach Apple. Czasy wojny pomiędzy Microsoftem a innymi producentami minęły bezpowrotnie, by ustąpić miejsca komfortowi użytkownika. Pozostaje także kwestia zgodności z przepisami. Nad Office 365 czuwa rozbudowany dział prawny, który dba o bezpieczeństwo oferty w tym zakresie. To ogromna oszczędność czasu, który należałoby spędzić, aby śledzić aktualne wymogi legislacyjne. A to z kolei może okazać się pomocne choćby w przypadku regulacji GDPR, która już za kilka miesięcy, od maja 2018, obejmie wszystkie firmy w Unii Europejskiej niezależnie od ich wielkości, wraz z sankcjami finansowymi grożącymi za nieprzestrzeganie rozporządzenia.
Data publikacji: 18.03.2020