Jak wybrać technologie wspierające efektywność menedżera?

Jakie cechy powinny mieć rozwiązania wspierające poprawę efektywności? Okazuje się, że w doborze systemów nie liczy się już dłużej liczba dostępnych funkcji. Znacznie ważniejsza jest jakość, rozumiana jako dostosowanie do indywidualnych potrzeb menedżerskich.

Jeszcze dekadę temu nie było chyba na świecie osoby, która wątpiłaby w pozytywny wpływ technologii informatycznych na efektywność firm i ich pracowników.

Analizy procesu informatyzacji dokonał Nicholas Carr, światowy autorytet w dziedzinie zarządzania i autor takich książek jak IT doesn’t matter i Płytki umysł. Jak internet wpływa na nasz mózg. Jego wnioski zmieniły postrzeganie roli nowoczesnych technologii dla optymalizacji organizacji.

Jakich rozwiązań powinni szukać zapracowani menedżerowie?

Na pulpicie twojego komputera lub smartfona powinno znaleźć się kilka rozwiązań oferowanych przez korporacyjny dział IT bądź zainstalowanych samodzielnie, które czynią twoją codzienną pracę bardziej efektywną.

1. Narzędzie do współdzielenia plików i wspólnej pracy nad nimi

Niezależnie od tego, jaki jest zakres twojej odpowiedzialności, charakter pracy zapewne zakłada edycję dokumentów, raportów lub arkuszy kalkulacyjnych. Wymienianie się takimi plikami przy pomocy poczty elektronicznej jest niezbyt efektywne i prędzej czy później prowadzi do bałaganu w kolejnych wersjach pliku. Dlatego chcąc efektywnie realizować swoje codzienne zadania, warto zaopatrzyć się w narzędzie do współdzielenia dokumentów i wspólnej pracy nad nimi.

2. System do przechowywania notatek

Praca menedżera to często analiza informacji pochodzących z różnych źródeł (artykułów, raportów, arkuszy kalkulacyjnych). Warto zaopatrzyć się więc w aplikację, która pozwala na przechowywanie, porządkowanie i segregację tych materiałów w jednym miejscu.

3. Interaktywna lista zadań

Efektywna praca wymaga ciągłej aktualizacji i weryfikacji planów, a także delegowania zadań pomiędzy podwładnymi i współpracownikami. Dlatego warto uzupełnić swój podręczny zestaw do pracy o rozwiązanie do zarządzania zadaniami, najlepiej takie, które pozwala na ich delegowanie w sieci użytkowników.

4. Komunikator internetowy

Odkąd w nowoczesnych organizacjach pojawili się przedstawiciele generacji Y, dla których poczta elektroniczna jest zbyt archaiczna i egzotyczna, każdy menedżer powinien zainstalować co najmniej jeden komunikator internetowy pozwalający na wymianę informacji w czasie rzeczywistym.

5. Aplikacja do monitoringu aktywności

W myśl zasady, że nie można zarządzać aktywnościami, których nie mierzymy, warto zainstalować na komputerze aplikację do monitoringu podejmowanych aktywności. Dzięki jej wykorzystaniu możemy sprawdzić, jaką ilość czasu poświęcamy na poszczególne działania przy wykorzystaniu komputera, i sprawniej zarządzać czasem pracy.

Jakimi cechami powinny charakteryzować się dobre rozwiązania?

1. Elastyczność

Niezależnie od tego, jakie funkcje powinien realizować system, dobre rozwiązanie informatyczne musi charakteryzować się elastycznością. Oznacza to możliwość dostosowywania funkcji do zróżnicowanych potrzeb użytkowników.

2. Interoperacyjność

Jedną z głównych cech rozwiązania IT dobrze wspierającego działanie przedsiębiorstwa jest jego powszechne wykorzystanie przez pracowników. Dziś oznacza to przede wszystkim jego dostępność na różne platformy sprzętowe (komputery osobiste, smartfony, tablety, a nawet przenośne urządzenia pomiarowe) i łatwość integracji z innymi systemami. Tylko w ten sposób możemy zyskać gwarancję, że będzie ono wykorzystywane przez użytkowników stosujących różne rozwiązania IT.

3. Intuicyjność

Wspólną cechą wszystkich systemów skutecznie poprawiających efektywność jest łatwość ich obsługi. Narzędzia do graficznego modelowania procesów, proste moduły do szybkiego tworzenia raportów czy czytelny interfejs graficzny… wszystkie te funkcje służą jednemu: maksymalnemu ułatwieniu korzystania z systemu informatycznego. Żadne rozwiązanie, którego obsługi nie można nauczyć się w ciągu 1–2 godzin szkolenia, nie ma dziś szans na zyskanie popularności nawet wśród zaawansowanych technicznie użytkowników.

PAMIĘTAJ

Wybór narzędzi zwiększających osobistą lub zespołową efektywność jest dziś ogromny. Nie pomogą jednak żadne systemy lub aplikacje, jeżeli nie będziemy równocześnie pracować nad wewnętrzną dyscypliną i motywacją do osiągnięcia efektów.