Efektywny szef: 6 sekretów skutecznego menedżera IT

W ciągu ostatniej dekady rola szefa działu informatyki podlegała poważnej ewolucji. Dawnych fachowców od technologii zastąpili na stanowiskach dyrektorskich menedżerowie, doskonale rozumiejący działanie firmy i bezpośrednio zaangażowani we wspieranie jej celów biznesowych oraz ekonomicznych. W efekcie dziś kompetencje dobrego dyrektora do spraw IT wykraczają znacząco poza znajomość nowinek technologicznych i obejmują także zarządzanie personelem, skuteczne wywieranie wpływu, zarządzanie relacjami wewnątrz firmy i poza nią.

Skala i skutki tej ewolucji znajdują odzwierciedlenie w opiniach dyrektorów ds. informatyki na temat ich roli w firmie. Opublikowane niedawno wyniki globalnych badań (Deloitte, „CIO 2014. Nowe technologie – na skrzyżowaniu”) pokazują, że priorytetem dla dyrektorów informatyki jest dziś reakcja na zmieniające się potrzeby biznesowe, wdrożenie nowych technologii oraz reorganizacja modelu operacyjnego IT. Najważniejszym elementem w portfelu projektów liderów IT jest dostarczanie rezultatów biznesowych poprzez usługi IT. Na drugim miejscu znalazło się czerpanie korzyści z danych przechowywanych wewnątrz organizacji.

Stale rosnący zakres odpowiedzialności i potrzebnych kompetencji wymaga od CIO ciągłego podnoszenia swoich umiejętności, a także coraz skuteczniejszego działania.

Poniżej prezentujemy 6 rad, które pomogą w efektywniejszym wykonywaniu pracy przez osoby zarządzające działami informatyki.

1. Stale zdobywaj nową wiedzę

Stale zdobywaj nową wiedzę. Równoprawne funkcjonowanie wśród innych działów biznesowych wymaga umiejętności i kompetencji z dziedziny zarządzania, finansów, prawa i wielu innych. Poznanie i zrozumienie przedmiotu działalności swojej firmy i jej wewnętrznych procesów to pozycja obowiązkowa w agendzie każdego CIO. Najlepszym formalnym źródłem takiej wiedzy są studia MBA, które stwarzają możliwość poznania w pigułce wszystkich podstawowych obszarów działalności nowoczesnego przedsiębiorstwa. Wiedza ta może być przydatna zarówno w karierze menedżera IT, jak i na najwyższych szczeblach struktury organizacyjnych. Przekonał się o tym jeden z kierowników działu administrowania siecią w dużej spółce Skarbu Państwa, który po kilku latach studiów został m.in. szefem informatyki u jednego z wirtualnych operatorów, a teraz pełni funkcję wiceprezesa w jednej z instytucji rynku finansowego.

Menedżerowie, którzy z różnych względów nie mogą zrealizować dość obciążającego programu, mogą zdobyć tę wiedzę w praktyce, tj. poprzez regularny udział w projektach realizowanych przez działy biznesowe firmy. Właśnie w taki sposób rozwijają się kariery menedżerów IT w globalnym koncernie P&G¹. Po kilku latach pracy na stanowisku związanym z informatyką są oni zachęcani do dołączenia do innych, biznesowych działów firmy, gdzie mogą poznać specyfikę pracy koncernu. W ostateczności inspiracji i wiedzy dostarczają także konferencje, kongresy lub sympozja oraz spotkania i wizyty referencyjne organizowane przez partnerów biznesowych.

2. Zadbaj o komunikację z otoczeniem wewnętrznym

Dobra komunikacja to podstawa. Jak najszersza i zrozumiała informacja o działaniach IT zawsze działa na korzyść menedżera ds. informatyki i jego podwładnych. O tym, że z tego rodzaju kompetencjami nie jest najlepiej, świadczą wyniki przywoływanych już badań (Deloitte, „CIO 2014. Nowe technologie – na skrzyżowaniu”). Choć niemal siedmiu na dziesięciu respondentów wysoko ocenia efektywność działu IT jako strategicznego partnera biznesu, to ponad 20% badanych jako słabe ocenia relacje z prezesami firmy.

IT i biznes od dekad rozmawiają różnymi językami i posługują się inną terminologią. Problemy z komunikacją wynikają jednak nie tylko z nazewnictwa, ale również z innego sposobu myślenia związanego ze specyfiką danego działu, a także z nieco innych celów poszczególnych działów w firmie. Pokonanie tych barier zależy przede wszystkim od dobrej woli dyrektora IT. W praktyce oznacza to konieczność przejęcia przez dyrektora informatyki języka jego kolegów z innych działów biznesowych. Najłatwiej ujednolicić ten język w sferze związanej z zarządzaniem finansami w firmie, który może stanowić fundament do budowania dalszego porozumienia. Koszty, przychody, alokacje budżetowe, marże – to terminy, które każdy menedżer rozumie podobnie. A od finansów już tylko krok do rozliczeń wzajemnych i innych obszarów wymagających współpracy IT z biznesem.

3. Dokumentuj efekty swoich działań

Im więcej twardych danych może przedstawić menedżer, tym łatwiej udowodnić mu wartość działań podejmowanych przez IT, umotywować wydatki, rozliczyć budżet. Dlatego warto monitorować efekty wdrożenia każdego systemu, mierzyć poziom wykorzystania, kosztów i zwrotu z inwestycji. Argumenty te są niezbędne do merytorycznej dyskusji z przedstawicielami innych działów podczas planowania kolejnych przedsięwzięć. Najlepiej, aby przykładowy raport oprócz typowych dla IT danych, takich jak czas dostępności poszczególnych aplikacji, zawierał również jednoznaczne informacje o kosztach, a także o stopniu realizacji celów biznesowych założonych przez dział.

4. Bądź liderem i zarządzaj talentami

Motywuj, deleguj, nagradzaj, integruj. Bez sprawnego, oddanego i zmotywowanego zespołu żaden menedżer nie będzie skuteczny. Zadbaj o rozwój swoich pracowników i zarządzaj ich talentem. Każdy menedżer działu informatyki powinien systematycznie podchodzić do kwestii zarządzania podwładnymi. Oznacza to przede wszystkim identyfikację pracowników z największym potencjałem, zaplanowanie ścieżki rozwoju zawodowego i zachęcanie do podnoszenia kompetencji poprzez wyznaczanie ambitnych celów. Warto też, abyś pomyślał o cyklicznej ankiecie satysfakcji firmy z usług i działania IT. Mając konkretne oceny i komentarze, możesz pracować nad poprawą lub utrzymaniem dobrego wizerunku firmowej informatyki, ale przede wszystkim wcześniej rozpoznawać potrzeby pracowników i cele biznesowe firmy.

5. Stwórz wizję działu

Efektywne zarządzanie nawet najmniejszym zespołem wymaga wytyczenia jasnego, długofalowego celu działania. Powinien on wykraczać poza przyjętą strategię IT i opisywać rolę, jaką miałby pełnić dział informatyki za kilka lat. Co do tego, że ta rola daleko wykracza poza utrzymanie i rozwój rozwiązań informatycznych w firmie, nie ma już chyba żadnych wątpliwości. Jak może wyglądać taka wizja? Peter Weill, szef Center for Information Systems Research (CISR) w Massachusetts Institute of Technology, najwybitniejszy badacz problematyki zarządzania IT w firmach, od kilku lat mówi o cyfrowej transformacji (digital transformation), której istotą jest całkowita przebudowa biznesu firm pod wpływem innowacji technologicznych i biznesowych. Budowa działu informatyki, który mógłby inspirować taki rozwój, wydaje się najbardziej prawdopodobnym kierunkiem ewolucji IT w firmie. Abyś mógł sprostać nowym wyzwaniom, warto abyś oszacował potencjał zwinnych metod programowania oraz zarządzania i dostosował do nich odpowiednie kompetencje własne oraz zespołu.

6. Szukaj inspiracji poza swoim miejscem pracy i IT

Intensywna praca z ludźmi o różnych kompetencjach i temperamentach bardzo szybko grozi wypaleniem. Dlatego warto ciągle szukać nowych inspiracji i motywacji. Szczególnie odświeżającym doświadczeniem jest wyjście poza obszar, w którym czujemy się ekspertami, i spojrzenie na działania IT z odmiennej perspektywy. Taką odmienną perspektywę może dać duży partner biznesowy, z reguły dysponujący wiedzą o tym jak podobne procesy są realizowane w przedsiębiorstwach o profilu podobnym do pracodawców. Najlepszym sposobem na odświeżenie spojrzenia jest jednak hobby czy działalność społeczna. Aktywna działalność w różnego rodzaju profesjonalnych stowarzyszeniach jest doskonałą okazją do poszerzania sieci kontaktów i wymiany poglądów.

Dobre zarządzanie działem IT już dawno przestało ograniczać się do śledzenia i wdrażania kolejnych nowinek technologicznych. Dyrektorzy stojący na czele tych komórek coraz częściej ponoszą współodpowiedzialność za wyniki finansowe firmy oraz efektywne planowanie i wdrażanie jej strategii.

¹http://www.bloomberg.com/bw/stories/2009-04-08/how-p-and-g-finds-and-keeps-a-prized-workforce (dostęp 17.06.2015)