Czy jesteś skutecznym menedżerem?
Firma działa tak dobrze, jak dobrze jesteś zorganizowany. Tak, efektywność to nie tylko struktury i procesy biznesowe, ale także Twój sposób pracy. Osobista wydajność zależy od umiejętności sprawnego rozpoznawania zadań, których realizacja sprzyja kreowaniu wartości dla organizacji, sprawnej delegacji obowiązków, a także dyscypliny w przestrzeganiu przyjętych założeń.
Jak wynika z danych Eurostatu, polscy menedżerowie i specjaliści, którzy spędzają na realizacji obowiązków służbowych po dziewięć i pół godziny dziennie. Niestety długie godziny pracy nie przekładają się wprost na ich efektywność czy poległych im pracownikom
Praca bez efektów?
Wskaźnik produktywności na jednego pracownika mierzony jako wartość PKB na jedną przepracowaną godzinę wynosi 10,6 euro i w całej UE jest niższy tylko na Litwie, Łotwie, w Rumunii i Bułgarii (dane: Eurostat).
Z przeprowadzonych w 2015 roku badań firmy Compass & Partners wynika, że efektywnie wykorzystujemy tylko 36% czasu spędzonego w pracy.
W przypadku menedżerów do podstawowych przyczyn nieefektywności należą:
- nadmiar obowiązków administracyjnych,
- brak skutecznych narzędzi pozwalających na automatyzację pracy.
Przeładowanie informacyjne
W swoim artykule Czy technologia naprawdę wspomaga naszą produktywność? Michael C. Mankins z firmy Bain wylicza, że przeciętny menedżer w międzynarodowej korporacji:
- otrzymuje dziś ok. 50 tys. wiadomości rocznie (tj. dziesięciokrotnie więcej niż trzydzieści lat temu!).
- coraz więcej czasu spędza też na spotkaniach, które dziś pochłaniają ok. 15% ogólnej liczby godzin spędzonych w pracy.
- podczas typowego 47-godzinnego tygodnia pracy spędza:
- 21 godzin na spotkaniach,
- 11 godzin na komunikacji elektronicznej.
W rezultacie na realizację pozostałych zadań zostaje mu najwyżej 15 godzin, a więc niespełna dwa dni robocze tygodniowo2. Jak z sukcesem wykorzystać ten czas na efektywną pracę?
Zawsze z planem
Specjaliści od zarządzania efektywnością i energią wewnętrzną, tacy jak David Allen, twórca metody Getting Things Done, czy Tony Schwartz, od lat promujący koncepcję „korporacyjnych sportowców” (corporate athletes), zalecają elastyczne planowanie i stałą aktualizację planów.
Ich zdaniem najważniejszą przyczyną bezproduktywnego marnowania czasu jest brak aktualnego planu. Oczywiście każdy menedżer wychodzi z domu z planem. Potem jednak albo brakuje mu dyscypliny w przestrzeganiu przyjętych założeń, albo zdarzenia zewnętrzne zmuszają go do rezygnacji z planu.
Oczywiście przyszłość nie jest w pełni przewidywalna i nikt nie jest w stanie w pełni realizować wszystkich przyjętych zawczasu założeń. Kluczem do efektywnej pracy jest jednak wygospodarowanie czasu przynajmniej na te zadania, które przybliżają nas do założonego celu, a także stała aktualizacja zadań w zależności od kontekstu, w którym się znaleźliśmy, oraz dostępnego czasu i energii.
Według rytmu
Tropem wartym uwagi jest związek energii do pracy z porą dnia. O której godzinie jesteśmy najbardziej skoncentrowani? Kiedy czujemy, że mamy najlepszą dyspozycję do pracy? To na ogół sprawa indywidualna Są jednak pewne generalne trendy w gotowości naszego organizmu do efektywnej pracy. Wśród nich: za najważniejsze zadania trzeba się zabrać od razu po przyjściu do pracy.
Na własnej skórze sprawdził to autor blogu Zyskać na czasie3. Dzień po dniu skrupulatnie oceniał i notował poziom swojej energii do pracy. Przeanalizował zebrane dane i doszedł do następujących wniosków. Najlepszą dyspozycję miał od godziny dziesiątej do południa, kolejny, choć nie tak duży przypływ energii występował po godzinie 15:00. Kiedy poznamy czas, w którym pracujemy najwydajniej, jak radzi autor blogu, powinniśmy go wykorzystać i chronić. Nie uczestniczyć w spotkaniach, nie zajmować się korespondencją, tylko skoncentrować się na zadaniu.
Pamiętaj
By działać efektywnie warto pamiętać o korzystaniu z systemów i sprawdzonych metod zarządzania czasem. Ich odpowiednie wykorzystanie pozwala na zaoszczędzenie olbrzymiej ilości czasu i optymalizację codziennych obowiązków.
1 Badanie Efektywność a innowacyjność specjalistów i menedżerów, przeprowadzone przez firmę doradztwa personalnego HRK.
2 http://www.hbrp.pl/news.php?id=1749&t=czy-technologia-naprawde-wspomaga-nasza-produktywnosc
3 http://www.zyskacnaczasie.pl/prosty-sposob-w-jaki-odkrylem-swoje-najbardziej-wydajne-godziny/
Data publikacji: 16.08.2016
