Cyfryzacja przenika do świata analogowego dzięki połączeniu usługi Microsoft Teams i telefonii od T‑Mobile

Urzędy i instytucje publiczne, centra obsługi klienta, biura, sekretariaty — to tylko niektóre z wielu miejsc, w których nadal chętnie wykorzystuje się telefonię stacjonarną. Potwierdzają to wyniki najnowszych badań UKE, z których wynika, że tradycyjna „słuchawka” jest wciąż obecna w aż 39 proc. polskich firm . W żadnej mierze nie oznacza to jednak separacji od innowacyjnych, efektywnych narzędzi komunikacji i zarządzania, których globalnym symbolem w ostatnich latach stała się platforma Microsoft Teams. Wystarczy tylko podjąć decyzję o połączeniu tradycji z nowoczesnością, wychodząc jednocześnie naprzeciw oczekiwaniom pracowników i klientów.

Z TEGO ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ:

DLACZEGO WIELE FIRM JEST WCIĄŻ PRZYWIĄZANYCH DO TELEFONÓW STACJONARNYCH?
CZY TELEFONIA STACJONARNA MOŻE BYĆ PRZYDATNA W CORAZ BARDZIEJ CYFROWYM ŚWIECIE?
JAK POŁĄCZYĆ TRADYCYJNĄ TELEKOMUNIKACJĘ Z NOWOCZESNYMI ROZWIĄZANIAMI OD MICROSOFT I T-MOBILE?
CO ZYSKUJE FIRMA DZIĘKI INTEGRACJI URZĄDZEŃ Z PLATFORMĄ MICROSOFT TEAMS?
DLACZEGO TO ROZWIĄZANIE JEST NIE TYLKO OPŁACALNE, ALE TEŻ W PEŁNI BEZPIECZNE?

Pandemia i konieczność pracy zdalnej uczyniły z „Teams’ów” rozpoznawalny i doceniany na całym świecie platformą biznesową pozwalający na uczestniczenie w spotkaniach, zebraniach i konferencjach z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Usługa Microsofta jednak znacznie większy potencjał, gdyż dzięki odpowiedniemu wdrożeniu może funkcjonować jako kompleksowa, rozbudowana centrala telekomunikacyjna dla całej firmy, bez względu na jej wielkość czy branżę. Kolejne usługi dostępne w aplikacji umożliwiają skuteczne zarządzanie połączeniami, optymalną organizację pracy biura, oraz ustandaryzowany proces . A to wszystko bez konieczności rezygnacji z tradycyjnych rozwiązań telekomunikacyjnych[i].

„Słuchawka” pełna wyzwań

Na polskim rynku stale przybywa firm mierzących się z dylematem utrzymania w swych strukturach sieci telefonów stacjonarnych. Dla wielu z nich nie stanowią one reliktu przeszłości, a raczej wygodne i intuicyjne narzędzia komunikacji (zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z partnerami biznesowymi czy klientami). Niekiedy wynika to z prozaicznego przyzwyczajenia, często także z przeświadczenia, że posiadanie numerów stacjonarnych jest elementem budującym pozytywny wizerunek i prestiż danej marki.

Decyzja o kontynuacji użytkowania telefonów stacjonarnych wiąże się jednak z konkretnymi wyzwaniami. Systemy te stają się coraz bardziej niekompatybilne i energochłonne, a koszty ich utrzymania stale rosną. Co więcej, generują one również szereg potencjalnych problemów rzutujących na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa m.in.:

awarie i braki w komunikacji, czyli kłopoty z dodzwonieniem się do firmy bądź powtarzający się sygnał zajętości w słuchawce, mające wpływ na negatywne doświadczenie klientów,
nieefektywny przepływ informacji, czyli trudności w synchronizacji pracy zespołów i pozbawienie ich nowoczesnych form kontaktu (np. chat, dołączenie do rozmowy),
ograniczenia techniczne, czyli brak możliwości wykorzystania połączenia analogowego do uczestniczenia w konferencjach bądź spotkaniach online,
niepełny obraz sytuacji w firmie, czyli luki w raportowaniu i gromadzeniu danych koniecznych do poprawy efektywności organizacji i poszczególnych działów.

W związku z tym wiele firm oraz instytucji staje przed trudnym wyborem pomiędzy dalszą eksploatacją telefonów stacjonarnych (co wiąże się z powstawaniem i pogłębianiem się długu technologicznego ) a całkowitym przestawieniem się na telefonię mobilną. Drugi wariant oznacza jednak rezygnację ze stabilnego łącza bądź centrali, utratę znanych klientom bądź petentom numerów kontaktowych, znaczne nakłady inwestycyjne.

Okazuje się jednak, że na rynku dostępna jest również opcja trzecia, pozwalająca na implementację nowoczesnych rozwiązań do sprawdzonego, tradycyjnego systemu analogowego, oparta właśnie na platformie Microsoft Teams.

Każde połączenie zostanie odebrane

Połączenie świata tradycyjnej telefonii stacjonarnej z cyfrowymi rozwiązaniami Microsoftu jest możliwe dzięki kompetencjom doświadczonego operatora telekomunikacyjnego. Jego specjaliści w ciągu zaledwie kilku godzin są w stanie uruchomić wirtualną centralę i zintegrować z nią wszystkie urządzenia, nie zakłócając w żaden sposób normalnej pracy organizacji.

Współpraca z operatorem jest szczególnie opłacalna — skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy uwalnia firmy od szeregu czasochłonnych, skomplikowanych operacji, związanych z zakupem i montażem niezbędnych elementów nowej, ściśle dopasowanej do potrzeb klienta infrastruktury, jak również jej bieżącym utrzymaniem.

Dzięki integracji wirtualnej centrali od T‑Mobile z Microsoft Teams firma lub instytucja zyskuje możliwość zarządzania połączeniami przychodzącymi wraz z odegraniem zapowiedzi i przekierowaniami do odpowiednich działów (w tym do użytkowników zalogowanych do aplikacji Teams). Jednocześnie pracownicy zachowują przestrzeń do pracy online, czyli szybkiej wymiany informacji poprzez chat, przechowywania plików organizowania tele- i wideokonferencji niezależnie od miejsca pracy czy urządzenia[ii].

Po integracji telefonii z usługą Microsoft Teams Phone udział w rozmowach i konferencjach on-line będzie możliwy dla osób łączących się bezpośrednio zarówno przez telefony mobilne, jak i stacjonarne. Jednak lista benefitów jest znacznie dłuższa i odpowiada na wszystkie wyzwania i ryzyka, które wynikały z korzystania z rozwiązań sprzed cyfrowej rewolucji. Dzięki integracji urządzeń z MS Teams dana firma zyskuje:

niezawodny system zarządzania, umożliwiający m.in. obsłużenie każdego połączenia przychodzącego (na telefon stacjonarny i mobilny oraz bezpośrednio przez aplikację Teams), ich sprawne przekierowywanie, ustawienie wybierania numerycznego, organizację oczekiwania w kolejce połączeń,
poprawę efektywności pracy, skutkującą produktywną pracę online dla rozproszonych zespołów oraz możliwością wykonywania obowiązków zawodowych zdalnie bez ryzyka awarii czy problemów technicznych. Wiąże się to ze sprawniejszą wymianą informacji, szybszym podejmowaniem decyzji biznesowych oraz realizowaniem projektów poprzez np. opcję „wdzwonienia” osób na spotkanie lub dołączenia do niego online z dowolnego urządzenia — również stacjonarnego,
innowacyjne narzędzia, związane z bezpiecznym udostępnianiem i przechowywaniem plików online, przygotowywaniem wideokonferencji oraz możliwością integracji z innymi aplikacjami (SharePoint, OneDrive, Microsoft Planner).

Wdrożenie Microsoft Teams wraz z innymi usługami jak OneDrive, SharePoint PowierBIumożliwia gromadzenie i analizę bezcennych z perspektywy każdej firmy danych[iii]. Dzięki szczegółowym raportom można zyskać wgląd do informacji o:

połączeniach przychodzących i wychodzących (odebranych i nieodebranych),
czasu oczekiwania na połączenie,
złożonych reklamacjach lub wnioskach,
treści (poprzez opcję nagrywania lub automatycznego podsumowywania konferencji).

Bezpieczeństwo to podstawa!

Fakt, że wykorzystanie potencjału platformy Microsoft Teams umożliwia łatwy dostęp do całej dokumentacji oraz prosta i szybka komunikacja przez czat oraz wideo sprawiają, że kluczową kwestią przy wyborze i konfiguracji tej usługi jest zapewnienie organizacji cyfrowego bezpieczeństwa. Nie jest tajemnicą, że z każdym rokiem rośnie aktywność hakerów, których celem są zarówno firmy (również z sektora MŚP), jak i jednostki administracji rządowej lub samorządowej (urzędy, szpitale, szkoły)[iv].

Zapory, systemy ochronne, spełnianie wszystkich restrykcyjnych norm i regulacji — za tą platforma stoi cały potencjał i know-how globalnego gracza technologicznego i lidera w dziedzinie cyberbezpieczeństwa, jakim jest Microsoft.

Co więcej, połączenie wszystkich potrzeb komunikacyjnych w jednym kanale i stworzenie kompleksowego systemu stacjonarno-mobilnego automatycznie zwiększa odporność na wszelkie zakłócenia i potencjalne awarie.

Odmieniane przez wszystkie przypadki angielskie słowo „connectivity” rzeczywiście warunkuje dziś rozwój każdej organizacji — czy to firmy starającej się utrzymać talenty i klientów, czy to urzędu pragnącego stale poprawiać jakość obsługi. Większa dostępność i inkluzyjność prędzej czy później znajduje odzwierciedlenie w wynikach poszczególnych działów i indywidualnych pracowników. A te terminy na całym świecie, także tym biznesowym i organizacyjnym, kojarzą się właśnie z aplikacją stworzoną przez Microsoft.

[i] https://biznes.t-mobile.pl/pl/produkty-i-uslugi/telefonia-i-komunikacja/przenies-swoj-numer-do-microsoft-teams

[ii] https://www.komputerswiat.pl/poradniki/programy/microsoft-teams-czym-jest-i-jak-dziala-aplikacja/sdksr16

[iii] https://appsource.microsoft.com/lv-lv/marketplace/consulting-services/tmobilepolskasa1680777868047.teams_telephony_tmobile_pl_direct_routing

[iv] https://biznes.t-mobile.pl/pl/cyberbezpieczenstwo-nowe-zjawiska-w-2024-roku