Efektywna integracja rozwiązań komunikacyjnych – niezbędnym czynnikiem sukcesu każdej firmy

W praktyce konwergencja oznacza takie połączenie usług i funkcji realizowanych przez różne systemy informatyczne, by dla użytkowników stanowiły one jedną całość. Umiejętna integracja transmisji głosu, obrazu i danych, urządzeń stacjonarnych i mobilnych, użytkowników korporacyjnych z sieciami urządzeń wymieniających między sobą informacje (tzw. Internet Rzeczy) może stać się fundamentem zupełnie nowych modeli biznesowych i przychodowych.

Na projekty integracji różnych kanałów komunikacyjnych decyduje się coraz więcej firm o rozległej strukturze, np. instytucji finansowych bądź koncernów z sektora wydobywczego. Ze względu na potencjalne korzyści wiele tego typu projektów realizuje się szybko i według podobnego scenariusza. Zwykle bodźcem do przeprowadzenia wdrożenia jest konieczność aktualizacji któregoś z kluczowych systemów do komunikacji (platformy do poczty elektronicznej, systemu wideokonferencyjnego lub innych rozwiązań).

Analiza wykorzystania dotychczasowych systemów do komunikacji, tj. poczty elektronicznej, rozwiązań do telefonii IP, komunikatorów internetowych czy punktowych rozwiązań do wideokonferencji, ujawnia szereg nieefektywności. Mają one charakter zarówno funkcjonalny (trudność w równoległym korzystaniu z kilku różnych kanałów, np. z rozmów telefonicznych, komunikatora i maila), jak i ekonomiczny (wysokie koszty administracji kilku równoległych rozwiązań). Skutkiem tej analizy jest decyzja o połączeniu pierwotnie zaplanowanej aktualizacji systemów z integracją rozwiązań komunikacyjnych w jedną całość. Ze względu na dużą komplementarność systemów tego typu zwykle oznacza to rezygnację z części rozwiązań i uproszczenie infrastruktury. Coraz częściej dodatkowym elementem projektów wdrożenia konwergentnych usług telekomunikacyjnych jest outsourcing rozwoju i utrzymania platformy do komunikacji i przeniesienia jej w chmurę (np. w ramach usługi UnifiedCommunication as a Service).

Integracja rozwiązań komunikacyjnych niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim oszczędności wynikające z uproszczenia infrastruktury, optymalizację liczby specjalistów zaangażowanych w utrzymanie rozwiązań, a także ograniczenia liczby licencji. Sprawne przeprowadzenie tego typu projektu wymaga jednak podjęcia pięciu istotnych działań wpływających na ostateczny kształt przyjętego rozwiązania:

1. Skup się na celu biznesowym

Podejmując decyzję o wdrożeniu kolejnych funkcji, musisz mieć na uwadze przede wszystkim wartość biznesową kreowaną dzięki usprawnieniom i integracji aplikacji. Do najważniejszych funkcji niezbędnych do efektywnej realizacji codziennych obowiązków należy: pełna integracja telefonów biurkowych z urządzeniami mobilnymi, wdrożenie jednego interfejsu pozwalającego na dostęp do wszystkich funkcji unified communication, wdrożenie rozwiązań umożliwiających wprowadzanie reguł przekierowywania połączeń pomiędzy mobilnymi urządzeniami służbowymi i prywatnymi, a także efektywnego narzędzia do wyszukiwania osób wraz z informacją o ich dostępności.2. Pamiętaj o odbiorcach

Nawet najbardziej intuicyjne rozwiązanie komunikacyjne musi być dopasowane do kompetencji i potrzeb odbiorców. Jak wskazują wyniki badań, rozwiązania do konwergentnej komunikacji powinny odpowiadać na co najmniej dwie potrzeby, tj.: uproszczenie dostępu do informacji (78%) oraz przyspieszenie lokalizacji i kontaktu ze współpracownikami (69%); (źródło: globalne badania firmy BroadSoft, 2013).

3. Wdrażaj rozwiązania z potencjałem rozwoju

Ostatnie trzydzieści lat historii rozwoju technologii jest pełne zaułków i ślepych uliczek. Upewnij się, że planując wdrożenie nowego rozwiązania, nie narażasz firmy na pułapkę inwestycji w narzędzia bez przyszłości. Dlatego też podejmując decyzję o zakupie rozwiązań technologicznych, zawsze powinieneś sprawdzić, jak widzą przyszłość tego typu systemów lub urządzeń niezależni analitycy rynku. Warto, abyś nabywał rozwiązania pochodzące przede wszystkim od największych światowych dostawców, którzy przeznaczają najwyższe sumy na stały rozwój oferty i rozszerzanie współpracy z biznes partnerami.

4. Szukaj sprawdzonych firm wdrożeniowych

Analizując ofertę produktową dostawców, powinieneś brać pod uwagę nie tylko funkcjonalność rozwiązań i cenę, ale także możliwości partnerów wdrożeniowych, którzy w praktyce odpowiadają za wdrożenie i utrzymanie rozwiązań. Najlepiej, aby była to firma, która oprócz kompetencji wdrożeniowych dysponuje również potencjałem do dostosowania systemów do indywidualnych potrzeb każdego zamawiającego. Tylko w ten sposób możesz uchronić się od współpracy z niepewnymi partnerami, którzy mogą próbować przerzucić na odbiorcę dodatkowe koszty wynikające chociażby z opóźnień we wdrożeniu lub błędy popełnione przy przystosowywaniu rozwiązań do potrzeb klienta. W praktyce oznacza to przede wszystkim konieczność sprawdzania referencji dostawców, poprzedzanie większych przedsięwzięć projektami pilotażowymi, a także skrupulatną analizę zewnętrznych czynników ryzyka wpływających na realizację projektu.

5. In- czy out-?

Od momentu, kiedy kilka lat temu na rynku pojawiła się bogata oferta usług konwergentnej komunikacji w modelu serwisowym (Unified Communication as a Service), każda firma rozpoczynająca projekt integracji kanałów staje przed alternatywą: insourcing (rozwój systemów w ramach firmy) czy outsourcing? Za samodzielnym utrzymywaniem rozwiązań komunikacyjnych przemawia przede wszystkim możliwość wykorzystania kompetencji działu IT, znającego dobrze potrzeby użytkowników systemów firmy. W tym wariancie firma zyskuje pełną swobodę rozwoju systemu zgodnie z własną wizją. Z kolei zaletą modelu UCaaS jest możliwość korzystania z telefonii mobilnej i stacjonarnej, usług konferencyjnych, łączy, sprzętu komunikacyjnego na podstawie jednej umowy, w której precyzyjnie określa się zakres świadczonych usług, a także pełna skalowalność platformy i opłata według wykorzystania, bez własnych nakładów inwestycyjnych.

Co możesz zrobić?

Wzrost popularności pracy zdalnej, a także inne zmiany w sposobach realizacji codziennych obowiązków sprawiają, że od integracji różnych kanałów komunikacji nie ma dziś odwrotu. Podstawowym wyzwaniem staje się w tej sytuacji efektywne wdrożenie tego typu rozwiązań, a także dostosowanie funkcjonalności systemów do specyficznych potrzeb pracowników.

Data publikacji: 20.07.2015