Sposób na wąskie gardła twojej organizacji
Jak wynika z raportu 2mgroup, poprawa wydajności procesów biznesowych to jedna z dwóch najpopularniejszych metod poprawy efektywności całej organizacji obok likwidacji lub sprzedaży nierentownych obszarów. Za zdecydowanie skuteczne lub raczej skuteczne uważa takie działania ponad 80% respondentów badania Restrukturyzacyjna mapa Polski 1.
Poprawa efektywności procesów biznesowych to powtarzalna operacja przebiegająca według podobnego scenariusza.
Diagnoza i wyznaczenie celu
Celem diagnozy jest opis obecnego modelu działania firmy ze szczególnym uwzględnieniem procesów i obszarów, których usprawnienie może przyczynić się do poprawy funkcjonowania firmy.
Powinien on zawierać możliwie wyczerpujące informacje na temat pozycji rynkowej firmy, jej zasobów, podstawowych źródeł kreowania wartości dodanej dla klienta, a także charakterystykę oczekiwanych zmian. Potencjalny cel powinien zostać opisany w wymierny i łatwy do pomiaru sposób – na przykład „skrócenie czasu” czy „zwiększenie wydajności”.
Poszukiwanie wąskich gardeł
Podstawowym celem takiej oceny jest zrozumienie, w jaki sposób procesy funkcjonują obecnie, jakie zasoby pochłaniają i jaki jest stopień integracji pomiędzy nimi.
Ocena pozwala na stworzenie klarownego podziału na działania i procesy o charakterze standardowym i te, które wnoszą wartość dodaną. Przeprowadzona wnikliwie analiza umożliwia identyfikację tzw. wąskich gardeł, to jest tych czynności lub procesów, które hamują realizację pozostałych zadań.
Takim wąskim gardłem może być proces, który trwa najdłużej lub jest przydzielony nieodpowiedniej liczbie pracowników bądź też opiera się na rozwiązaniach manualnych, chociaż mógłby być oprzyrządowany lub zinformatyzowany.
Optymalizacja i pomiar efektywności
Optymalizacja procesów powinna być nakierowana na eliminację operacji zbędnych, powtarzalnych lub niekreujących wartości dla odbiorcy zewnętrznego czy wewnętrznego. Dzięki analizie procesu możemy zidentyfikować te czynności, które w największym stopniu przyczyniają się do występowania danego problemu biznesowego będącego wąskim gardłem, a następnie dokonać ich podziału od najpilniejszych do najmniej istotnych.
Po przygotowaniu schematu zmian rozwiązania docelowego warto ponownie przeanalizować przebieg procesów. Zweryfikować, czy nieefektywności zostały wyeliminowane oraz czy nie dodano do procesu nowych, zbędnych zadań, czynności lub punktów kontrolnych. Następnie przystąpić do jego wdrożenia.
Przy optymalizacji procesów powinny pracować osoby, które będą później wprowadzać zmiany w organizacji. Przy złożonych i rozległych procesach, w które zaangażowane jest wiele rozproszonych działów i komórek, warto powołać przeznaczony do tego zespół projektowy. Wszelkie zmiany formalne dokonywane przez zespół projektowy powinny być wyraźnie zakomunikowane wszystkim stronom procesu.
PAMIĘTAJ
Optymalizacja procesów biznesowych to przedsięwzięcie w istotny sposób zmieniające sposób funkcjonowania organizacji i poprawiające jego efektywność. Ostatecznym efektem wdrożenia nowych metod realizacji powtarzalnych czynności w organizacji jest odsłonięcie innych obszarów nieefektywności. Przede wszystkim tych związanych z kompetencjami i modelem pracy personelu i menedżerów. Rozwiązanie tych problemów to już kwestia lepszej organizacji pracy, systemu motywacyjnego i wewnętrznej dyscypliny każdego z zatrudnionych.
1 http://2mgroup.pl/wp-content/uploads/2014/06/restrukturyzacja_ok_druk_srodki_male.pdf
Data publikacji: 16.08.2016
