Elektroniczny Obieg Dokumentów

Jedno rozwiązanie dla wielu procesów

Skończ ze stosami dokumentów na biurku. Wybierz nowoczesny i ekologiczny sposób tworzenia i obiegu materiałów, który pozwoli oszczędzić czas i wydatki w Twojej firmie.

Elektroniczny Obieg Dokumentów od T-Mobile ograniczy liczbę krążących po firmie dokumentów i ułatwi pracę Tobie, Twoim pracownikom i Klientom. Umożliwi podpisywanie ich elektronicznie i nawet o 50% zredukuje zużycie papieru, co przełoży się na zmniejszenie kosztów związanych z drukiem, serwisowaniem urządzeń, archiwizacją dokumentów, wysyłką kurierską oraz zagrożeniami związanymi z wyciekiem informacji.

Wypróbuj usługę przez 30 dni za damo, bez żadnych zobowiązań, w systemie Try&Buy.

Wybierz Eko-Pakiet dla swojej organizacji

Skorzystaj z darmowego okresu testowego, aby lepiej poznać Elektroniczny Obieg Dokumentów od T-Mobile i dostosować wybrane pakiety do swoich potrzeb.

Dobierz optymalne rozwiązanie dla swojego biznesu.

  • Eko Biznes Mini

    Eko Biznes Standard

    Eko Biznes Premium

    Eko Biznes Enterprise
    Wycena indyw.

  • Liczba uruchomionych spraw w ramach procesów obiegów dokumentów

    Sprawa to zadanie uruchomione w ramach jednego procesu. Jako sprawę rozumiemy np. uruchomienie wniosku o delegację, dodanie umowy do archiwum, wczytanie faktury do systemu itd.

    Do 10 per proces/mc

    Bez limitu

    Bez limitu

    Bez limitu

  • Liczba dokumentów przesłanych do podpisu

    Liczba dokumentów w postaci pliku pdf. Przekazanych do ePodpisu.

    Do 10 miesięcznie

    Do 50 per użytkownik

    Bez limitu

    Bez limitu

  • Podpis prosty

    Polega na potwierdzeniu podpisu dokumentu przez kliknięcie przycisku załączonego do dokumentu. Osoba podpisująca rozpoznana jest dzięki unikalnemu identyfikatorowi dostępu nadanemu w trakcie składania podpisu.

  • Podpis odręczny

    *polega na złożeniu odręcznego podpisu z wykorzystaniem urządzenia typu smartfon, tablet lub myszki i touchpada.

  • Podpis odręczny potwierdzony kodem SMS

    Polega na złożeniu podpisu odręcznego i zastosowaniu dodatkowej formy autoryzacji w postaci kodu SMS przesłanego na telefon osoby podpisującej.

  • Podpis kodem SMS

    Polega na zastosowaniu autoryzacji w postaci kodu SMS przesłanego na telefon osoby podpisującej.

  • Podpis kwalifikowany

    Podpis kwalifikowany zastępuje formę pisemną podpisu. Podpisujący muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez jednego z dostawców kwalifikowanych usług zaufania tj.: CentCert, EuroCert, KIR (Szafir), PWPW (Sigillum), Certum.

  • Bezpłatny dostęp dla osób podpisujących

    Możliwość wysłania dokumentu do podpisu do osób, które nie posiadają konta w systemie. Umowa wysyłana jest do podpisu na maila.

  • Definiowanie ról podpisujących użytkowników: podpisujący, obserwator, parafujący.

    Możliwość zdefiniowania roli osób uczestniczących w podpisie. Istnieje możliwość wyznaczenia danej osoby jako uczestnika podpisującego, parafującego bądź nadanie uprawnień do podglądu dokumentu bez konieczności jego podpisywania czy też parafowania.

  • Wysyłanie dokumentów do wielu podpisujących jednocześnie.

    Dokument może zostać wysłany do podpisu do wielu osób na raz w ramach jednej sprawy.

  • Anulowanie dokumentu przesłanego do podpisu przed zebraniem kompletu podpisów.

    Dokument można wycofać z podpisywania w każdym momencie przed zebraniem kompletu podpisów.

  • Przypomnienie o końcu ważności dokumentu

    Możliwość ustawienia automatycznych przypomnień o wygasającym terminie, w którym można złożyć podpis na dokumencie.

  • Wnioski urlopowe

    Możliwość stworzenia wniosku urlopowego i wysłania do akceptacji zgodnie ze strukturą organizacyjną.

  • Kontrola nieobecności i zastępstwa

    Możliwość określenia zastępstwa podczas składania wniosku urlopowego. Osoba zastępująca otrzymuje w systemie dostęp do zadań wnioskującego o zastępstwo.

Zastosowanie usługi


Elektroniczny obieg dokumentów pozwala optymalizować pracę we wszystkich działach organizacji.

Działy HR

Przechowuj dane pracownicze bezpiecznie w jednym miejscu. Monitoruj obieg dokumentów pracowniczych, skończ ze stosami papierów i stwórz przestrzeń na pracownicze e-Teczki online zgodnie z wymogami. Przyśpieszaj rekrutację, podpisując umowy online, oraz twórz własne procesy rekrutacyjne od rozmowy z kandydatem po onboarding w firmie.

Działy finansowe

Ustalaj własne procesy obiegu faktur, zamówień, akceptacji kosztów i budżetów i trzymaj całą dokumentację w jednym bezpiecznym miejscu. Skończ z papierologią i zarządzaj dokumentami w wersji cyfrowej. Rozliczaj delegacje i zaliczki pracowników z jednego panelu, integruj platformę z zewnętrznymi systemami ERP.

Działy administracyjne

Ograniczaj nawet o 50% wydatki związane ze zużyciem papieru, tonerów i tuszy oraz eksploatacją drukarek firmowych. Podpisuj dokumenty online i zmniejsz wydatki na kurierów oraz minimalizuj ryzyko zgubienia dokumentów lub wycieku wrażliwych danych. Twórz własny obieg korespondencji wewnątrz organizacji. Rozliczaj kilometrówki i zarządzaj flotą sprzętową z jednego miejsca.

Dział sprzedaży

Oszczędzaj czas handlowców i przyśpieszaj podpisywanie umów z Klientami. Podpisuj dokumenty online i zdalnie wysyłaj umowę do Klienta, bez konieczności podróżowania Twoich pracowników i odrywania ich od kolejnych zadań. Oszczędzaj koszty związane z benzyną, eksploatacją samochodów służbowych.

Sieci handlowe / sieci restauracyjne

W prosty sposób zarządzaj czasem pracy swoich pracowników w różnych lokalizacjach. Twórz dynamiczne harmonogramy pracy i pozwól zespołowi na samoorganizację poprzez podejmowanie dni wolnych w grafiku. Zmniejszaj ryzyko niedoboru pracowników w ważnych dniach handlowych lub podczas dużego obłożenia Klientów w sklepie czy restauracji.

Zalety
produktu

Bez kosztów na start

Bez kosztów na start

Opłaty są naliczane w cyklach miesięcznych, bez opłat wstępnych.

Paperless

Ograniczenie nawet o 50% kosztów związanych z drukowaniem i eksploatacją drukarek - dbaj o planetę.

Bez wysyłek kurierskich

Dzięki wysyłaniu i podpisywaniu dokumentów online.

Większe bezpieczeństwo dokumentów

Zmniejszenie ryzyka zgubienia dokumentów lub trafienia ich w niepowołane ręce poprzez centralizację informacji.

Elastyczność

Podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca, bez tracenia czasu na dojazdy do Klienta czy biura, co przyspiesza podpisywanie umów.

Lepszy obieg dokumentów

Możliwość tworzenia własnych, przejrzystych ścieżek obiegu dokumentów w organizacji.

Efektywna archiwizacja

Ograniczenie przestrzeni do archiwizacji dokumentów w formie papierowej.

Zarządzanie grafikami

Przejrzyste zarządzanie grafikami pracy pracowników (w tym urlopami, zwolnieniami) z natychmiastowym dostępem do informacji.

Łatwiejsze samoorganizowanie

Ułatwienie samoorganizowania się przy planowaniu grafiku pracy przez pracowników i oszczędność czasu kadry managerskiej.

Materiały
do pobrania

Masz pytania lub potrzebujesz oferty?

Skontaktuj się z doradcą

Polecane treści

Pytania
i odpowiedzi

Czy korzystanie z usługi wymaga ściągania i instalowania oprogramowania na moim komputerze lub telefonie? 

Nie. Usługa dostępna jest z poziomu przeglądarki internetowej. Wystarczy jedynie połączenie z Internetem.

Czy po darmowym okresie testowym jestem zobowiązany przejść na wersję płatną? 

Nie. Zgodnie z Regulaminem usługi, po upłynięciu darmowego okresu testowego Klient ma prawo do bezpłatnej rezygnacji z usługi Elektronicznego Obiegu Dokumentów Eko Biznes od T-Mobile.

Czy po przejściu na wersję płatną będę musiał zapłacić za korzystanie z usługi w okresie testowym? 

Nie. Pierwsze 30 dni od zarejestrowania Klienta na platformie Eko Biznes jest w 100% darmowe, niezależnie od ostatecznej decyzji Klienta po tym okresie.

Czy po przejściu na wersję płatną mogę zrezygnować z usługi Eko Biznes od T-Mobile? 

Tak. Klient ma prawo zrezygnować z usługi z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia od pierwszego dnia kolejnego cyklu rozliczeniowego. Przykładowo: przy rezygnacji z usługi 15 sierpnia br. usługa zostanie wyłączona 30 września br.

Czy po wybraniu pakietów w wersji płatnej mogę dokonać ich zmiany w późniejszym okresie? 

Tak. Klient ma prawo do zmiany wybranych pakietów oraz do zwiększenia lub zmniejszenia liczby użytkowników w każdym momencie. Ewentualne zmiany dotyczące płatności w tym zakresie zostaną uwzględnione w kolejnym okresie rozliczeniowym – czyli FV Klienta zmieniającego Pakiety / użytkowników 10 sierpnia br. zostanie zmniejszona lub zwiększona od 1 września br. zgodnie z cennikiem z Regulaminu usługi.

Czy podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny ma taką samą moc prawną jak w wersji papierowej? 

Tak. Jest to uregulowane prawnie przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w rozporządzeniu eIDAS z 2016 roku.

Czy są jakieś prawne ograniczenia w podpisie elektronicznym? 

Tak. Jest kilka wyjątków i zgodnie z polskim ustawodawstwem z podpisu elektronicznego wyłączone są dokumenty dotyczące:

  • Oświadczenia woli, w formie pisemnej.
  • Niektórych dokumentów kadrowych podlegających prawu cywilnemu, takich jak umowy o przekazaniu praw autorskich, umowy o wynalazku pracowniczym lub informacji o prywatności.
  • Licencja na prawa własności przemysłowej (art. 76 ust. 1, art. 100 ust. 1, art. 118 ust. 1 i art. 163 ust. 1 Prawa własności przemysłowej) lub wyłącznej licencji na prawa autorskie (art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim).
  • Przeniesienia praw własności przemysłowej (art. 12 ust. 2 Prawa własności przemysłowej) lub przeniesienia praw autorskich (art. 53 ust. o prawie autorskim).

Czy muszę być Klientem T-Mobile, aby móc skorzystać z usługi Elektronicznego Obiegu Dokumentów od T-Mobile? 

Tak. Usługa jest przeznaczona dla Klientów T-Mobile Polska. Dzięki takiemu modelowi sprzedaży mają Państwo możliwość skorzystania na początku z usługi w wersji testowej na zasadzie Try&Buy.

Na czym polega korzystanie z usługi na zasadach Try & Buy? 

To umożliwienie Klientowi skorzystanie z usługi w określonym czasie testowym całkowicie za darmo. Dopiero po zakończeniu tego okresu Klient podejmuje ostateczną decyzję, czy bezpłatnie rezygnuje z korzystania z usługi, czy też chce dalej korzystać z usługi i przejść na wersję płatną.

Czy dane przechowywane na platformie Eko Biznes są bezpieczne? 

Tak. Dane są w pełni bezpieczne i przechowywane w dedykowanym Data Center. Dostęp do dokumentacji jest możliwy tylko z panelu użytkownika, który chroniony jest loginem i hasłem.

Czy jest możliwość integracji platformy Eko Biznes z zewnętrznymi systemami sprzedaży? 

Tak. W pakiecie Enterprise jest możliwość dokonania takiej integracji. W takim przypadku wycena przygotowywana jest indywidualnie przez T-Mobile Polska na wniosek Klienta.

Wysłałem dokument w sposób elektroniczny do podpisu, jednak chciałbym to anulować. Czy jest taka możliwość? 

Tak. Można anulować dalsze zbieranie podpisów, zanim dokument zostanie podpisany przez wszystkich wymaganych sygnatariuszy.

Czy mogę wysłać dokument do podpisu elektronicznego do osoby, która nie korzysta  z platformy Eko Biznes? 

Tak. System umożliwia wysyłanie dokumentów w celu ich podpisania w sposób elektroniczny do osób niekorzystających z platformy Eko Biznes.

W przesłanej do podpisu umowie, zostały podane nieprawidłowe dane osoby, która miała podpisać dokument. Czy będzie ona mogła zmienić swoje dane osobowe?

Nie. W takiej sytuacji, ta osoba powinna odmówić podpisania dokumentu podając przyczynę. Dane może zmienić jedynie osoba, która wysłała dokument do podpisu. Po dokonaniu odpowiednich zmian, może ona wysłać dokument ponownie do odbiorcy.

Jakie aplikacje lub programy musi mieć osoba, do której wysyłamy dokument do podpisu? 

Musi mieć jedynie dostęp do maila i opcjonalnie telefon, aby odebrać SMS z uwierzytelnieniem.

W jakim formacie mogę wgrać dokumenty do podpisu? 

Dokumenty należy wgrać w formacie PDF.

Jaka może być maksymalna wielkość pliku przesłanego do podpisu? 

Maksymalna wielkość pliku to 100 MB. Istnieje możliwość zmiany tej wielkości na wniosek Klienta – w tym przypadku zostanie wykonana wycena indywidualna.

Jaką ilość dokumentów mogę przechowywać na platformie Eko Biznes od T-Mobile? 

Nie ma takich ograniczeń. Klient otrzymuje nieograniczoną ilość miejsca do przechowywania i archiwizacji swoich dokumentów.

Dzień dobry!
w czym możemy pomóc?
5000
...