Poznaj tajniki tworzenia dobrej strategii IT
Data publikacji: 2015-07-24

Poznaj tajniki tworzenia dobrej strategii IT

Strategia IT jest jak skrzyżowanie mapy z planem podróży, przedstawiającym najważniejsze punkty docelowe i sposób osiągnięcia tych celów. A konkretnie opisuje założenia wykorzystania rozwiązań informatycznych w taki sposób, aby skutecznie pomagały osiągać cele biznesowe przedsiębiorstwa. Skutecznie, a więc zgodnie z oczekiwaniami użytkowników systemów informatycznych, a także bez nadmiernych opóźnień i nieoczekiwanych kosztów.

Jak to robią najlepsi? Warto sięgnąć do branżowych konkursów, takich jak amerykański Premier 100 IT Leaders lub polski Lider Informatyki organizowanych przez magazyn „Computerworld”. Dostarczają inspirujących przykładów dobrze realizowanej strategii IT. Za oceanem wśród laureatów znaleźli się szefowie IT m.in. LinkedIn, AirBnB, Booz Allen Hamilton1. Tytuł Lidera Informatyki 2014 zdobyli m.in. PZU, Hempel Paints Poland oraz Operator Logistyczny Paliw Płynnych2. Choć wyróżnieni to firmy z różnych branż, o różnej wielkości, to łączy ich jedno: bardzo dobre relacje IT – biznes, które przynoszą organizacji ogromną wartość.

Jakimi zasadami powinieneś się kierować, by stworzyć dobrą strategię IT? W wypowiedziach liderów w zarządzaniu informatyką zazwyczaj przewija się kilka podstawowych reguł, które prezentujemy poniżej.

1. Pamiętaj o celach biznesowych

Strategia IT musi odzwierciedlać strategię biznesową firmy. Dokument ten opisuje, jak informatyka pomaga w osiągnięciu planów całego przedsiębiorstwa, a także definiuje model interakcji wszystkich działów firmy. Nie może być zbyt szczegółowy ani skupiony na kwestiach technologicznych. Powinien być napisany w taki sposób, by mogli go łatwo i jednoznacznie interpretować nie tylko informatycy, ale także każdy członek zarządu czy szef działu. Dlatego też oprócz elementów odnoszących się do rozwiązań technologicznych, tj. analizy architektury systemów pod kątem jej dostosowania do taktyki biznesowej firmy, bądź planów dotyczących zarządzania i rozwoju informatyki w firmie, dokument taki powinien zawierać również informacje na temat budżetu IT i zarządzania dostawcami.

Według różnych analiz, wciąż dominującą pozycją w budżecie IT jest tzw. utrzymanie. Badanie AlixPartners oraz CFO Research mówi o 63%, z kolei Forrester Research szacuje jego udział na 72%. Według Rity Gunther McGrath, profesor Columbia Business School, zdarza się, że utrzymanie pochłania nawet 80 i 90% budżetu. Te powtarzalne, standardowe, czasochłonne procesy i czynności nie przyczyniają się do skokowego rozwoju, ale zapewniają bieżące działanie firmy. Pozostała część (zdecydowanie za mała) przeznaczana jest na inwestycje i innowacje, które pomagają stworzyć nowe produkty, nowe rynki, dotrzeć do nowych klientów. Jednym z trendów w nowoczesnym zarządzaniu IT jest optymalizacja części utrzymaniowej, co uwalnia więcej środków i zasobów na realizację potrzeb biznesu, np. poprzez wykorzystanie usługi kolokacji w centrum danych dostawcy.

2. Stwórz ramy dla regularnej współpracy informatyków z resztą firmy

Jeden z doświadczonych polskich dyrektorów ds. informatyki powtarza, że współpraca IT z resztą firmy powinna przypominać tango, w którym cały czas zmienia się prowadzący. W praktyce oznacza to, że nawet najlepszy dział informatyki i najuczciwszy dostawca musi ściśle współpracować z osobami, które później będą używać tych systemów.

Strategia IT, podobnie jak każdy projekt IT, powinna opierać się na dobrym rozpoznaniu potrzeb i oczekiwań odbiorców systemów. O ile jednak w przypadku projektu IT identyfikacja potrzeb użytkowników biznesowych systemów jest po prostu jednym z etapów przedsięwzięcia, o tyle w sferze przygotowania i wdrażania strategii stanowi powtarzany proces, realizowany zarówno formalnymi metodami (ankiety, spotkania), jak i nieformalnymi (udział w spotkaniach integracyjnych czy delegowanie pracowników IT do okresowej współpracy z biznesem).

 

 



Strategia, zarządzanie, efektywność. Unikaj pułapek zarządzając IT w Twojej firmie!

3. Systematycznie weryfikuj przygotowane plany i założenia

Menedżerowie mają tendencję do odkładania raz przygotowanej strategii na półkę. Szczególnie łatwo usprawiedliwić takie działanie w przypadku strategii IT. Rynek teleinformatyczny zmienia się bowiem na tyle szybko, że już po kilku miesiącach część przyjętych wcześniej założeń technologicznych może być nieaktualna. Właśnie z tego względu strategia IT powinna być dokumentem stale przeglądanym oraz dostosowywanym do aktualnych potrzeb i priorytetów przedsiębiorstwa. Musi być także uzupełniona o zestaw mierników (key performance indicators) definiujących spodziewane efekty zarówno w formie zdefiniowanych liczbowo wskaźników (takich jak zakładany czas niedostępności najważniejszych aplikacji), jak i mierników o charakterze opisowym, przedstawiających spodziewane efekty wykorzystania IT wszędzie tam, gdzie zdefiniowanie efektów w sposób liczbowy jest zbyt skomplikowane (a więc np. w przypadku integracji systemów w obrębie łańcucha dostaw).

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych
rozwiązaniach? Skontaktuj się z doradcą

Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
Nieprawidłowe dane
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane

Konkretne wyliczenia bieżącego zużycia zasobów infrastruktury (systemów i sprzętu) w przełożeniu na koszty lub efekty biznesowe – lub szerzej: zwrotu z inwestycji w rozwiązania informatyczne – są najlepszym dowodem na skuteczność IT i mocnym argumentem w dyskusji ze stroną biznesową. Pokazując skalę oszczędności lub wzrostu przychodów, IT zmienia postrzeganie go z obszaru generującego wyłącznie koszty na twórcę wartości dla całej organizacji.

4. Bądź wyjątkowy

Informatyka to silnie sparametryzowana dziedzina. Przygotowując taki dokument, łatwo ulec pokusie określenia celów i sposobów działania jako listę zadań, których osiągnięcie jest zdefiniowane liczbowo. Niestety, działając w ten sposób, zawsze po prostu odzwierciedla działania już kiedyś zrealizowane. Pozbawiamy się także unikalnej przewagi rynkowej, którą możemy niewątpliwie osiągnąć dzięki wykorzystaniu dobrze dopasowanych do potrzeb rozwiązań IT.

5. Strategia jest ważna, ale plan jest ważniejszy

Nawet najlepsza strategia IT, dopóki nie zostanie przełożona na język konkretów, nie jest niczym więcej niż listą pobożnych życzeń. Dlatego wszystkie założenia strategiczne powinny zostać niezwłocznie uzupełnione o konkretne plany działania w każdym z kluczowych obszarów – sposobu osiągnięcia celów biznesowych, modelu współpracy: IT – biznes, poziomu usług świadczonych przez dział informatyczny, polityki współpracy z dostawcami IT. O ile strategia powinna obejmować perspektywę kilkuletnią, o tyle w planach taktycznych warto się skupić na działaniach w ciągu najbliższego roku, dwóch lat.

 

Wskazówka

Skuteczne zarządzanie informatyką w firmie wymaga integracji prac ze wszystkimi kluczowymi działami biznesowymi. Można to osiągnąć tylko dzięki holistycznemu zrozumieniu potrzeb użytkowników rozwiązań IT w firmie, a do pewnego stopnia, wręcz, przyjęciu ich perspektywy myślenia o informatyzacji. W rozpoznaniu tych oczekiwań mogą pomóc dostawcy IT, którzy z tego typu wyzwaniami stykają się niemal na co dzień.

Więcej na ten temat:
Zarządzanie IT
Cyfrowa transformacja - rola CIO
Zarządzanie IT
Jak innowacje technologiczne zmieniają biznes?
Zarządzanie IT
Co wybrać - Centrala wirtualna vs centrala fizyczna
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
Nieprawidłowe dane
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
Pole jest wymagane
-->

1http://www.klubcio.pl/artykuly/393395/Jestesmy.Allegro.html (dostęp 17.06.2015)


Potrzebujesz uzupełniającego rozwiązania?