5 sekretów skutecznej współpracy w rozproszonym zespole
Data publikacji: 2015-07-24

5 sekretów skutecznej współpracy w rozproszonym zespole

Nowoczesne rozwiązania do zintegrowanej komunikacji znoszą praktycznie bariery geograficzne, które ograniczały dotychczas możliwości współpracy w dużych, zróżnicowanych kulturowo zespołach zlokalizowanych w różnych częściach kraju, regionu lub świata. Równocześnie jednak rodzą szereg nowych wyzwań, z którymi nie mieliśmy do czynienia w czasach, gdy komunikacja opierała się na spotkaniach osobistych i rozmowach telefonicznych. Jak twoja firma może radzić sobie z tymi wyzwaniami?

Jak wynika z badań, szczególnie trudnymi elementami pracy rozproszonych geograficznie zespołów są: zarządzanie konfliktami (73%), podejmowanie decyzji (69%), wyrażanie opinii (64%), dostarczanie wyników wysokiej jakości (48%) i kreowanie nowych pomysłów (47%) (źródło: „The Challenges of Working in Virtual Teams”, 2012). Problemy te mogą utrudnić sprawną komunikację, a w rezultacie także obniżyć efektywność pracy zespołu.

Poniżej prezentujemy zestaw rekomendacji, które mogą ci pomóc w usprawnieniu pracy w rozproszonym zespole.

1. Ustal zasady

Nawet najbardziej zintegrowany wewnętrznie zespół potrzebuje jasnych reguł współpracy i komunikacji. Powinny one obejmować wszystkie podstawowe zagadnienia wpływające na efektywność działania (brak tolerancji dla spóźnień, oczekiwany czas odpowiedzi na pytanie, sposób przygotowania do spotkań i telekonferencji) oraz jakość komunikacji (zasada wykorzystania transmisji wideo, oczekiwana długość wypowiedzi), a także preferowane formy komunikacji, zwykle różne dla różnych członków zespołu. Zbiór tych reguł powinien zostać spisany, podpisany przez wszystkich członków zespołu i okresowo odświeżany.


2. Ogranicz multitasking

Jednym z najważniejszych ograniczeń wpływających na efektywność pracy jest „wielozadaniowość” (multitasking), a więc zdolność do podejmowania kilku działań równocześnie. W praktyce taka równoległa praca nad kilkoma zadaniami jest niemożliwa, a konieczność ciągłego „przełączania się” pomiędzy zadaniami kosztuje mnóstwo energii i czasu (zdaniem naukowców nawet 10–15 minut w wypadku przeniesienia uwagi z jednego zadania na drugie). Problem ten staje się szczególnie dotkliwy w przypadku wspólnej pracy kilku osób, kiedy to utrata skupienia uwagi przez jednego przedstawiciela zespołu wpływa na wynik pracy całej grupy.

Efektywna walka z wielozadaniowością w świecie, w którym wszystkie nowoczesne technologie wspierają tego typu aktywność, jest trudna. W przypadku rozproszonych geograficznie wirtualnych zespołów pomocą może okazać się przestrzeganie podstawowych reguł. Zasady te powinny wprowadzać odpowiednio długi (np. 24-godzinny) okres odpowiedzi na maile, a także zobowiązywać członków zespołu do przeglądania poczty jedynie w określonych z góry momentach dnia pracy. Mogą również regulować dostępność współpracowników w poszczególnych porach dnia, a także wprowadzać okresy regularnej „pracy cichej”, poświęcanej na zadania wymagające wyjątkowego skupienia.

3. Zadbaj o jakość

Nic tak nie utrudnia percepcji, a w efekcie nie czyni wideokonferencji wyczerpującą, jak kłopoty z jakością połączenia. Dlatego każda firma poważnie myśląca o pracy zdalnej, wideokonferencjach oraz współdziałaniu z oddalonym geograficznie zespołem musi zadbać o poziom transmisji głosu, obrazu i danych u każdego z uczestników spotkania.

Najbardziej efektywnym kosztowo rozwiązaniem jest w tym przypadku wykorzystanie rozwiązań wideokonferencyjnych dostępnych w modelu cloud computing. Pozwala on na udostępnienie podstawowych funkcji systemu, w tym archiwizacji spotkań, z poziomu przeglądarki internetowej, a dodatkowo – dzięki możliwości wykorzystania dedykowanego łącza – zapewnia odpowiednią jakość i bezpieczeństwo połączenia.



Rozproszony zespół – dużo korzyści i niemało wyzwań. Usuń przeszkody i usprawnij pracę zespołu!

4. Moderuj dyskusje

Każde spotkanie, w którym biorą udział więcej niż trzy osoby, powinno mieć swojego moderatora. Jest to szczególnie istotne w rozproszonych geograficznie i zróżnicowanych kulturowo zespołach. Zadaniem moderatora powinno być przygotowanie agendy spotkania, a także jego efektywne prowadzenie. Dobrze, by obowiązek ten był rozdzielony rotacyjnie pomiędzy wszystkich członków zespołu. Sprzyja to budowaniu wspólnoty celu i zachęca do większego zaangażowania osoby nieśmiałe lub z różnych powodów mniej zaangażowane w regularną komunikację z zespołem.

5. Dokumentuj najlepsze praktyki

Każdy współpracujący ze sobą dostatecznie długo zespół z czasem dopracowuje się „biblioteki przypadków”, a więc zbioru historii i problemów, których rozwiązanie wymagało podjęcia niestandardowego wysiłku. Warto zadbać o ustrukturyzowanie takich przypadków i rozpowszechnienie ich wśród członków zespołu. Pozwoli to na uniknięcie podobnych sytuacji w przyszłości lub przyspieszenie ich rozwiązania.

Wskazówka

Rozproszone geograficznie i zróżnicowane wewnętrznie „wirtualne zespoły” stały się typową formą współpracy wykorzystywaną przez nowoczesne firmy. Efektywna komunikacja pomiędzy członkami takich grup wymaga wykorzystania elastycznych platform integrujących różne kanały komunikacji. Wdrożenie takich narzędzi, zwykle przeprowadzone przy współpracy z zewnętrznym partnerem technologicznym, staje się jednym z czynników warunkujących sukces takiej współpracy.


Potrzebujesz uzupełniającego rozwiązania?